[KRÖNIKA] Data har länge ansetts vara den nya oljan och likt oljan finns det oerhörda mängder sätt att använda denna resurs.
Christian Nilsson, från SAP Concur
För ekonomiavdelningar världen över har övergången till att låta data vara en styrande faktor i det dagliga arbetet ännu inte skett, men detta sker på företagets risk. Dagens CFO:er förväntas arbeta nära företaget ledningsteam och utveckla strategier för tillväxt och framgång baserat på data som dagens teknik tillhandahåller. Den ideala ekonomichefen använder data från företagets alla olika avdelningar för att kunna ta informerade affärsbeslut och hjälpa till att styra företaget i rätt riktning.
Det har aldrig varit så viktigt som det är idag att basera strategiska affärsbeslut på data. I en snabbskiftande omvärld där nya rön kommer från såväl förväntade som oväntade källor måste CFO:er vidta nya åtgärder för att anpassa sitt företag och sina beslutsled till dagens utmaningar. Enligt PwC:s undersökning COVID-19 CFO Pulse Survey, förväntar sig 82 procent av CFO:er i olika länder att den rådande situationen kommer ha en betydande inverkan på deras affärsverksamhet. Under tider med ekonomisk osäkerhet måste ekonomichefer samarbeta med olika grupper inom företaget för att tillgängliggöra information som kan ge upphov till fördjupad förståelse och ökade insikter kring företagets verksamhet.
Enligt undersökningen uppger 55 procent av ekonomichefer att deras företag överväger att genomföra kostnadsbesparande åtgärder som ett resultat av hur situationen ser ut på marknaden idag. Sådana åtgärder bör dock inte vidtas utan en grundläggande förståelse för företagets kostnadsbild och en god insyn i var och hur företagets pengar spenderas. Först när ekonomichefer har en fullständig bild av företagets ekonomiska situation kan de fatta beslut som kommer att bidra positivt till företagets slutresultat och hjälpa det att klara ekonomisk osäkerhet.
Uppgiften att låta data vara den ledande beslutsdrivaren kan kännas komplex och tidskrävande, det är helt enkelt inte helt självklart hur varje individuellt företag ska gå till väga för att ställa om till denna omvärld. I syfte att hjälpa på traven kan du starta med nedan steg vilka möjliggör för dig som ekonomiansvarig att hantera samt använda data på ett sätt som kommer hjälpa ditt företag att lyckas – något som idag kan vara gränsen mellan att bära och brista för ditt företags framtid.
- Säkerställ att data är konsekvent och pålitlig
När ett företags affär växer ökar även den mängd data som samlas in och lagras. Finansledare har här ett oerhört viktigt ansvar att fastställa riktlinjer som tydliggör hur data såsom utläggsrapporter och fakturor ska samlas in och lagras. De metoder som används bör inte endast vara användarvänliga för kollegor, utan de bör även utformas så att det blir enkelt för finansledare att snabbt och enkelt ta ut rapporter, vara flexibla vad gäller användbarhet och erbjuda skydd mot potentiellt ekonomiskt bedrägeri.
- Låt data främja samarbete
Föreställningen att insamlandet av företagsdata bara tillhör en grupp – oavsett om det är ekonomi, IT eller en annan avdelning – är förlegad. Vikten av att olika avdelningar arbetar tillsammans för att göra ett företag starkare blir om möjligt ännu mer påtaglig under tider av osäkerhet. Ett bra, och i många fall nödvändigt, steg i att hjälpa ditt företag att lyckas är att säkerställa att ekonomiavdelningen bjuder in företagets samtliga grupper för att diskutera brister i dataintegration och framtagandet av standarder vad gäller hanteringen av data. Ibland förundras man av sin egen avdelnings tillgång till data, men det gäller då att komma ihåg att den svagaste länken i ledet av data är där hela företaget kommer tvingas mötas.
- Var inte rädd för teknik
Avancerad teknik för att få tillgång till, samt nyttja, data kan verka skrämmande för finansledare som inte har en bakgrund inom IT. Men faktum är att det inte behöver vara det. Dagens affärslösningar använder ofta teknik som kan underlätta de dagliga sysslorna. Till exempel kan artificiell intelligens komma att vara den ultimata datahanteraren då den kan samla in, organisera och dra insikter från stora datamängder på mycket kort tid. Ekonomiledare bör se till dessa former av teknik för att erbjuda rekommendationer och insikter baserade på erfarenhet.
- Gör data lättillgängligt
Ett system som sprider data kors och tvärs över hela organisationen, på olika platser och i olika former, gynnar ingen. Anställda som arbetar hemifrån kan ha kvitton kvarglömda i lådor medan företagsfakturor ligger och samlar damm i företagets reception. Det mest effektiva sättet att säkerställa att all information samlas in korrekt, oavsett var de anställda befinner sig, är att implementera en molnbaserad lösning som möter ekonomiska behov och ansluter sömlöst till en organisationens befintliga IT-stack.
Den traditionella CFO-rollen har på senare tid utvecklats och kräver nu ytterligare kompetensuppsättningar för att fortsätta skapa ett högt strategiskt värde för företaget. Till detta tillkommer de ytterligare utmaningar företag står inför idag till följd av ett osäkert ekonomiskt klimat. Innebörden av detta är att ekonomichefer inte längre kan arbeta i sin vanliga silo, utan måste arbeta tvärfunktionellt över hela organisationen. Ekonomiansvariga som gör en samlad ansträngning för att omfamna data och inkorporera det i sitt ledarskap och arbetssätt kommer att ligga ett steg före och därmed ha möjlighet att hjälpa det egna företaget att frodas. Inget företag skulle idag tillåta ett onödigt resursspenderande av tillgångar, men det är just detta vi ser med mycket data. Nu är tiden för finanschefer att säkra användarvärdet av data för att skapa morgondagens företagsförvaltning.
