[KRÖNIKA] En undersökning från Pleo visar att en majoritet av svenska anställda lägger ut pengar i tjänsten som de aldrig får tillbaka från sin arbetsgivare.
En situation som skapar problem för båda parter – och som kan undvikas med hjälp av rätt teknik.
I en ny undersökning från Pleo uppger mer än hälften av svenska anställda, 54 procent, att de varje år gör privata utlägg för sitt företag som de aldrig kräver tillbaka. Det finns olika anledningar till detta, men krångliga processer och bristande teknik för hantering av utlägg toppar listan.
Undersökningen visar att 63 procent väljer att inte registrera utlägg på grund av att företaget har allt för tidskrävande processer för utläggshantering, som tar för mycket av deras arbetstid i anspråk.
Ineffektiva system för utläggshantering, med exempelvis fysiska kvitton och företagskort, gör i stället att alltför många väljer att betala mindre summor ur egen ficka för att slippa lägga tid på administration av utläggen.
Nästan två tredjedelar, 61 procent, svarar att anledningen att de inte redovisat sina utlägg är att de varken har tid eller energi att göra detta. 61 procent anger att de tappat bort kvitton och därför inte kunnat registrera sina utlägg. Och i de fall företaget har krävt fysiska kvitton vid registrering av utlägg, så har dessa anställda inte haft något annat val än att lägga ut sina privata pengar. Ytterst oroande siffror.
Det ska inte behöva vara nödvändigt för Sveriges anställda att lägga ut pengar ur egen ficka år 2023. De invecklade processerna som ligger till grund för detta riskerar dessutom att skada företagen, eftersom de tar tid som de anställda skulle kunna lägga på att hjälpa företaget nå sina affärsmål och försvårar för dem att ha en realtidsöverblick på utgifterna. Och det kan komma att få ytterligare negativa konsekvenser framöver.
Hélène Podsadni Nilsson, Nordenchef på Pleo
För enligt bland annat Konsumentverket så kommer svenskarnas kostnader att öka rejält under det kommande året – och detta kan mycket väl komma att påverka svenskarnas möjligheter att ligga ute med pengar åt sina arbetsgivare. Är processerna att registrera och få tillbaka pengar från sin arbetsgivare invecklade, riskerar det att resultera i att man inte gör de utlägg i arbetet som skulle behövas. Att anställda lägger mycket tid på manuell registrering för att få tillbaka sina pengar kommer dessutom att kosta företaget allt dyrbarare tid, som kommer att behövas för att tackla den stundande lågkonjunkturen.
En sista anledning för företag att digitalisera utläggshanteringen just nu, är att en plattformslösning ger en överblick och en möjlighet till analys och planering som ett manuellt system har svårt att ge. Att som ekonomiavdelning kunna se alla utgifter i realtid, få kvitton registrerade direkt vid inköp (via antingen smarta kreditkort eller system för direkt återbetalning) och därmed kunna återbetala anställda samma dag har enorma fördelar, inte minst i ett pressat ekonomiskt läge.
Vi lever i ett av världens mest digitaliserade samhälle, och tekniken för smidig och digital utläggsredovisning, utan fysiska kvitton, finns tillgänglig. Antingen via smarta betalkort, eller system med möjlighet att återbetala utlägg inom några minuter. På så sätt behöver anställda inte längre vänta upp till 30 dagar för att få tillbaka sina pengar, vilket idag är fallet hos många företag.
Det är därför hög tid att alla svenska företag gör sig av med gamla rapporteringssystem som slösar företagets och medarbetarnas resurser. Annars riskerar de ekonomiska tiderna blir bistrare än de hade behövt.
Hélène Podsadni Nilsson, Nordenchef på Pleo
