[KRÖNIKA] Att effektivisera en verksamhet är en utmaning om man sitter fast i gamla mönster.
Många äldre organisationer sitter fortfarande fast med gamla IT-system, som trots molnrevolutionen, inte pratar med varandra, med gammal teknik som används eftersom de är rädda för vad som ska hända om den byts ut.
Detta är ofta situationen för stora etablerade företag där investeringen i att byta ut gammal teknik kan kännas dyrare än kostnaden för att upprätthålla gamla system. Detta är dock ett stort misstag. Så vilka är riskerna och vad kan företag göra för att få ut den fulla potentialen i sin IT?
Företag som inte investerar i sin IT för att förnya sina processer kommer att hamna på efterkälken och få svårt att konkurrera företag som nyttjar sin IT på ett bättre sätt.
Nystartade företag har därför ofta ett försprång framför mer mogna företag. Detta eftersom de bygger sin organisation på moderna IT-lösningar som gör att de kan arbeta på ett mer effektivt sätt, och slipper exempelvis hantera datasilos mellan olika avdelningar, eftersom de startar på en plattform som gör att data enkelt kan delas från dag ett. De slipper därför hantera utmaningar med datadelning och molnintegration eftersom de inte sitter på gammal teknik som står i vägen för ett effektivt nyttjande av data och ny teknik. Genom att använda sig av lösningar och en IT-arkitektur som underlättar samarbete och datadelning, och därigenom ökar effektiviteten, får de mycket snabbare ordning på sin ekonomi än de äldre företag som fortfarande kämpar med sin molnintegration och/eller datadelning.
Nå nya marknader med rätt teknik
Pleo är ett bra exempel på hur man kan bygga och skala upp moderna IT-plattformar och lösningar, som gjort det möjligt för oss att växa internationellt och snabbt utveckla verksamheten genom att till fullo nyttja vår data. Detta också med hjälp av AI och automation. Den teknik vi har byggt företaget på har gjort det möjligt för oss att effektivisera exempelvis ekonomiavdelningen och även produktutvecklingen, genom att hela tiden ha kontroll över samtliga av företagets löpande kostnader, och därigenom hålla nere kostnaderna och tillföra finansiering till de delar av företaget som behövts prioriteras.
Att ha kontroll över kostnaderna har varit en viktig parameter för att kontinuerligt veta vilket ekonomiskt spelrum vi har för vår produktutveckling och expansion. Därigenom har vi kunnat fokusera på försäljning och på att göra våra kunder nöjda, vilket har gjort det möjligt för oss att växa så snabbt vi vill och behöver, men också att kunna anpassa verksamheten då vi ser att kostnaderna förändras. Och denna ekonomiska insikt har gjorts möjlig tack vare rätt val av IT-lösningar och plattformar.
Marcus Granström – SVP Product på Pleo
Centraliserad IT behövs för snabb internationell tillväxt
Teknik har kapacitet att ge företag värdefulla insikter genom dataanalys, vilket gör det möjligt att fatta mer välgrundade beslut och optimera verksamheten. Andra tekniska verktyg, som kan centraliseras för bättre styrning och ändå ge effekt, inkluderar riskbedömningsverktyg som hjälper till att minska ekonomiska risker effektivt, och gränsöverskridande betalningar som underlättar internationell expansion. Dessa verktyg kan också hjälpa till med regleringar och regelefterlevnad.
Man kan också effektivisera ekonomiavdelningens arbete genom att utföra uppgifter med stöd av AI och automation, vilket underlättar arbetet och förkortar tiden man lägger på administrationstunga aktiviteter. Ett ytterligare sätt att effektivisera är att ha ett centralt gränssnitt för bokföringen, i stället för att använda olika gränssnitt i olika länder, kan ekonomiarbetet bli mycket smidigare. Genom att ha en enda central ekonomiavdelning kan man styra en mer komplex organisation över hela Europa eller till och med världen.
Viktigt att tänka på är dock att en effektivisering av en ekonomiavdelning med hjälp av ny teknik som AI måste ske gradvis. Anledningen till det är att ekonomiavdelningar oftast har en stor mängd kontrollfunktioner, därför kan det finnas en utmaning för ekonomiavdelningen att lita på AI och den automatisering som tekniken innebär. Inledningsvis måste man därför göra många extra kontroller, för att säkerställa att resultaten baserade på AI och automatisering är korrekta.
Teknik öppnar dörren för en internationell arbetsmarknad
Tekniken gör det också lättare att anställa medarbetare på en internationell marknad. Till exempel så skulle HR-arbetet kunna utföras smidigare och mer flexibelt genom att göra det möjligt för HR-avdelningen att få tillgång till den mest kvalificerade personalen, via ett större utbud av arbetskraft på en internationell arbetsmarknad. HR-avdelningen är därför ytterligare en avdelning som gynnas av den teknik som gör en centralisering av HR-arbetet möjlig.
Även här finns det stora möjligheter för AI och automation att stötta i rekryteringsprocesser. Detta i allt från att sondera bland jobbansökningar, till att samla in grundläggande data om alla arbetssökande, och skapa en översikt som gör att det går snabbare och blir enklare för den HR-ansvarige att snabbt få en överblick över de rekryter som finns att välja emellan, med beslutstöd i den data som samlats in och analyserats av AI-verktyget.
Denna effektivisering frigör i sin tur mer tid och resurser för HR-avdelningen att fokusera på att utveckla de anställda och deras kompetens. Detta är också en investering i företagets framtid och varumärke som arbetsgivare.
Möjligheterna för att nyttja centraliserade plattformar, automation och AI för att utveckla företag till att bli konkurrenskraftiga på en internationellt sett allt mer konkurrensutsatt marknad är oändliga. Vi har bara sett början på denna teknikutveckling och det ska bli spännande att se vilka nya möjligheter för effektivisering och företagsutveckling som ännu ligger i sin tekniska linda.
Marcus Granström – SVP Product på Pleo
