Nytt arbetsliv – med eftertanke

Jobbet är inte något man går till utan något man gör.

Det anser Henrik Byström, chef för Microsoft affärsområde Modern Workplaces. Han ser stora möjligheter att med modern teknik skapa arbetsplatser som möter individuella behov.

Det är eftermiddag och snart dags för utställarna vid Microsoft Tech Days att montera ner sina utställningar. Henrik Byström är nöjd med dagarna. Han har sett många intressanta lösningar hos Microsofts samarbetspartners.

Aktivitetsbaserade kontor har på senare år blivit både hajpat och utskällt. Ekonomichefer älskar dem för att de sparar lokalytor och därmed stora kostnader. Arbetstagare klagar ofta över att de inte får arbetsro och tappar effektivitet.

Henrik Byström varnar för att låta ren besparingsiver styra. Det handlar om att tillämpa de nya idéerna på rätt sätt. Allt hänger på ledarskapet.

– Tekniken ger enorma möjligheter att arbeta effektivare och mer flexibelt. Med teknikens hjälp går det att minska socialt utanförskap och stress. Men de nya hjälpmedlen är bara värdefulla om de fyller sin funktion för individen, säger han.

Arbete går i dag att anpassa efter människors olika funktionssätt och behov. Rullstolsburna, morgonmänniskor, dyslektiker, de som behöver gå tidigt men tar igen på kvällen, de som måste ha tyst omkring sig och de som behöver musik och röster för att vara kreativa – alla kan få sina behov tillgodosedda.

  • Kontoret har fått en annan funktion i dag. De flesta människor gör det mesta jobbet ute på fältet, i butiker, på industrier, skolor, vårdinrättningar, lager, byggen eller hemma. Kontoret blir då en hubb, en mötesplats, säger han.

Men kontoret är inte den enda platsen för möten – via videolänk går det bra att hålla möten på språng, säger Henrik Byström och ger ett exempel från sin egen vardag:

  • Jag deltog i ett möte via videolänk under en promenad från Söder till ett annat möte inne i City. Ett gäng i Indien och ett i London kunde följa mig på promenaden genom Gamla Stan medan vi diskuterade ämnet. Det gav också en närhet – viktigt när man arbetar i en global organisation, säger han.

En annan smart funktion är en översättningstjänst kopplad till videon. Den som har problem att höra eller inte kan så bra engelska kan få översättning till sitt eget språk direkt på skärmen.

Stora organisationer, som exempelvis butikskedjor och fabrikskoncerner behöver i dag skapa engagemang i hela organisationen. Huvudkontoret har för många medarbetare traditionellt varit något avlägset, bemannat med en diffus ledning som ger direktiv men inte lyssnar. Dagens företag behöver lyssna ut mot fältet, fånga upp signaler från medarbetare och kunder för att anpassa sortiment och tjänster efter kundbehov och lösa problem innan de blivit allvarliga. Det finns en rad olika tjänster som är utformade för att hålla reda på intern kommunikation i stora företag.

  • Det ska vara lätt att förmedla klagomål och idéer från fältet upp till ledningen och ut i organisationen, säger han.

Med hjälp av AI kan man se vilka idéer som skapar mest engagemang i form av kommentarer. De interna kommunikationsverktygen kopplar också ihop expertis från olika delar av organisationen.

  • Det kan ju finnas någon i Indien eller Frankrike som har grunnat på samma sak och som kan föreslå en lösning, säger han

AI stärker ledarskapet

Tekniken kan också hjälpa ledare att se sina medarbetare.

Genom att AI kvantifierar alla slags kontakter kan användare få aggregerad och anonymiserad samarbetsinformation, metadata, på exempelvis mötestid, chatt eller skickad och mottagen e-post. På det viset kan man få bättre insikter om samarbetstrender inom  arbetslagen.

Det går också att se mönster för hela organisationen. Jobbar vissa personer alltid sent? Vad beror det på? Ser de själva till att kompensera genom att exempelvis träna på dagtid – eller har de helt enkelt alldeles för mycket att göra och behöver avlastning?

Henrik Byström har själv haft god hjälp av den funktionen för att styra upp sin arbetsvardag:

  • Jag såg att jag satt i möten i snitt 18,5 timmar per vecka. Under mötestiden multitaskade jag 10,5 timma. En klar indikation på att mötena var för långa, saknade tydlig agenda, eller att de egentligen inte rörde mig, säger han.

Efter den upptäckten har han blivit mycket noga med vilka möten han går till, kollar upp agendan och deltar bara på den del av mötet där han har något att tillföra.

  • Multitasktiden gick ner till en timma. För visst händer det att man måste svara på något mejl, men för det mesta är jag fullt närvarande vid de möten där jag väljer att vara med.