[KRÖNIKA] Ekonomiavdelningar är vana vid att arbeta med kontrollfunktioner för att upprätthålla företagens ekonomiska stabilitet.
Det finns kontroller av finansiella processer, budget, kostnader och listan fortsätter.
Men vad innebär dessa kontrollfunktioner egentligen för samarbetet på företaget? Och hur kan man arbeta på ett smidigare sätt som underlättar ekonomiavdelningens arbete och samtidigt stärker företagets ekonomi?
I de flesta fall innebär kontrollfunktionerna att ekonomichefen får en övergripande kontroll över företagets ekonomi. Men att detta ansvar ska hamna på en enda persons axlar låter i ärlighetens namn som rätt skrämmande. Och om man inte uppnår en god balans på ansvarsfördelningen för de ekonomiska funktionerna kan det leda till långa processer, sätta stopp för smidigt beslutsfattande och skapa brist på förtroende bland de anställda. Det är därför viktigt att ge anställda möjlighet att själva hantera allt från att göra betalningar och återbetalningar, med rätta regleringar på plats, för att skapa en mer hållbar och långsiktig lösning för ekonomiavdelningens arbete.
För dagens ekonomiavdelningar bör man därför överväga att använda ett ekonomisystem som har ett ramverk för utdelning av ekonomiska kontrollfunktioner till olika anställda på företaget. Genom att göra det ökar inte bara möjligheterna till finansiell tillsyn, utan man kan också bli alltmer motståndskraftig mot en oförutsägbar framtid – något som blivit extra viktigt i dessa ekonomiskt turbulenta tider.
Behovet av effektivisering större än någonsin
Dagens ekonomiska klimat innebär att företagsledare idag måste arbeta på att se till att deras företag blir smidigare och mer agila än någonsin. Ökad flexibilitet leder till ökad effektivitet, kundnöjdhet och mer engagerade och högre presterande anställda. Detta är extra viktigt för små och medelstora företag, för vilka att “göra mer med mindre” är viktigt med tanke på att de har ett färre antal anställda och en mer begränsad budget.
I en tid då företag strävar efter att göra sina avdelningar så agila som möjligt, innebär en decentralisering av olika ekonomifunktioner att ekonomiavdelningar blir mer självständiga och kreativa. Något som frigör tid till att utveckla innovativa idéer för verksamhetens utveckling. Detta samtidigt som ekonomicheferna får tid till att fokusera på deras allt viktigare strategiarbete. Dessutom, då man ger personalen ett ökat förtroende och ansvar, undviker man att anställda känner sig undervärderade och saknar möjligheter att visa sin verkliga potential på arbetsplatsen.
Tydlig kommunikation och transparens livsnödvändigt
Något som är viktigt för att uppnå god finansiell kontroll är transparens. Samtliga anställda på företagets avdelningar och enheter bör veta vad deras processer och policyer är i samband med exempelvis utgiftshantering. I stället förlitar sig alltför många företag på att förklara policyn och reglerna rörande utgifter under godkännandeprocessen – ungefär som att berätta för någon vilka som är spelreglerna för en match först när du närmar dig halvtid.
Genom att tydligt kommunicera till de anställda vilka regler för företagsutgifter som finns, behöver du inte riskera att anställda får avslag på sina utgiftsrapporter, vilket leder till missnöje, och att deras chefer måste lägga tid på att informera de anställda om varför de fått avslag.
Företag bör därför se till att ta fram och kommunicera policyer för företagsutlägg i ett tidigt stadium, men man måste vara försiktig med att falla i fällan att tro att samma policy kan appliceras på alla avdelningar. Olika avdelningars budgetar kan skilja sig mycket beroende på vilka specifika behov av utlägg som finns. Därför behöver varje avdelning en skräddarsydd policy som tydligt beskriver vilka förväntningar och begränsningar som finns för utläggen. På så vis kan man se till att inga friktioner uppstår, och att stämningen är god på avdelningen samtidigt som budgeten är i balans – över hela företaget.
Kontrollfunktionerna måste vara tillgängliga för fler
Marcus Granström
Alla företag som har en framåtblickande strategi och som har kommit en bit på sin digitaliseringsresa borde kunna lära sig av sin data. När rätt data finns tillgänglig via moderna verktyg och mjukvara för hantering av utgifter, skapas en stor tillgång av insikter. Dessa insikter kan sen användas av ekonomichefer för att hitta utgiftsmönster som gör det lättare att planera och sätta rätt budgetar. Dessutom kan dessa insikter öppna upp dörren för prediktiv analys och kan vara ett smidigt sätt att enkelt identifiera potentiella ekonomiska risker, men också hitta möjligheter som annars skulle kunna ha förbisetts.
Men för att detta upplägg ska fungera på ett bra sätt är det viktigt att se till att rätt datainfrastruktur finns på plats och att all data stämmer, så man verkligen kan lita på resultaten av de dataanalyser som behöver göras för att granska företagets ekonomi.
Låt inte kontrollfunktioner begränsa de anställda
Att definiera vad som verkligen menas med att vara framåtblickande på en ekonomiavdelning är något som är under ständig utveckling. Men framåtblickande ekonomichefer måste också förstå att det inte är bra om företagets kontrollfunktioner är allt för begränsande för de anställda – faktum är att de borde vara det rakt motsatta.
Ekonomisk kontroll är en nödvändig del av arbetet och ett sätt för företag att uppnå beredskap, smidighet och stabilitet. Och att begränsa kontrollfunktionerna till endast ett fåtal personer på företaget kommer dock inte göra ekonomiavdelningens arbete lättare – därför är en fördelning av ekonomiska kontrollfunktioner väldigt viktigt. Kombinerar man detta med en tydlig policy för företagsutgifter, utgiftsrapportering i realtid och processer som är användbara och smidiga för alla, så kommer ekonomiavdelningen kunna arbeta på ett sätt som ger dem den trygghet de behöver för att känna sig säkra inför en ekonomiskt oviss framtid.
Marcus Granström, produktchef på Pleo
