IT-system existerar ofta i stuprör och är komplexa att överblicka och samordna.
Pierre Blom, Nordenchef på Ivanti
Att integrera företagets IT fullt ut är en nyckelfaktor för framgång och de som lyckas har mycket att vinna, skriver Pierre Blom, Nordenchef på Ivanti.
Istället för att bli betraktad som ytterligare en kostnad kan IT spela en viktig roll i företagets strategiska planering. IT-chefens självklara plats borde vara i ledningsgruppen, om han eller hon inte redan är det. En amerikansk undersökning från Korn/Ferry visar att 83 procent av IT-cheferna tycker att deras roll blivit mer strategisk jämfört med för bara tre år sedan. 67 procent av de tillfrågade cheferna sitter nu med i ledningsgruppen – en ökning med 12 procentenheter jämfört med året innan.
Med en ökad digitalisering sätts också IT-avdelningarna under allt hårdare press. Innovativa lösningar måste utvecklas och driftsäkerheten måste ligga på topp för att inte skapa kostsamma avbrott i verksamheten. Få företag kan idag bedriva effektiv verksamhet utan att ha integrerade IT-lösningar i det mesta man gör. Framgångsrika företag bygger på framgångsrik IT-samordning.
Men ju mer som digitaliseras och ju fler IT-system som finns i ett företag desto svårare blir det att få en överblick och ha full kontroll. Idag existerar många IT-system i stuprör i organisationen. För att kunna få koll och överblick krävs att man har ett enhetligt och integrerat förhållningssätt till IT inom alla delar i företaget. Stuprören måste brytas upp och samordnas, bara då kan man få en organisation som utnyttjar den fulla potentialen av sin IT-kraft.
Dags att bli strategisk – samordna er IT
Ett område som ofta är separerat från övrig verksamhet är IT-säkerhet. Att inte låta IT-säkerhet vara integrerat och dela data inom företaget kan bli ödesdigert. Alla funktioner och avdelningar måste förstå vilka implikationer deras IT-beslut kan få på övrig verksamhet; dels för att förstå säkerhetskonsekvenserna och dels för att undvika att avdelningar sitter och uppfinner samma hjul. Brist på kommunikation mellan avdelningar kan göra att säkerhetsproblem slinker igenom och får stora konsekvenser. En avdelning kan korrigera ett fel i en applikation på ytan utan att förstå att man egentligen blivit hackad. Genom att förse rätt funktioner med rätt verktyg kan den här typen av problem undvikas. Till exempel första linjens IT-service kan många gånger ha bra insyn och upptäcka tecken på intrång och cyberattacker. En annan funktion som ofta verkar i stuprör är HR. De vanligaste intrången i HR-system kommer oftast inifrån. Att ha rätt behörighetskrav och rutiner för att ta bort obsolet data är grundläggande. Men det är också viktigt att ha HR-system som är enkla och tillgängliga för anställda i jobbvardagen, till exempel information för nyanställda, frånvarorapportering, lönehantering med mera.
Skapa en samarbetsinriktad företagskultur
Företag som vill skapa en kommunikativ och öppen företagskultur måste också satsa på att få till en samordnad IT. För att få maximal utdelning på sina IT-investeringar måste IT-chefen se till att eliminera IT-öarna och stuprörsstrukturen. Affärskritiska funktioner såsom asset management, endpoint management, service management och IT-säkerhet kan inte existera i vacuum. Genom att korsbefrukta systemen och bryta ner barriärerna mellan dem kommer man att få ut värdefull data och vinna mycket.
Andra fördelar med samordnad IT är att det blir lättare att hitta synergier mellan budget och bemanning på företagets avdelningar, det vill säga tid, pengar och personalresurser kan synkas och optimeras på ett effektivare sätt. Exempelvis ser vi att det idag satsas stora budgetar på IT-säkerhet på grund av alltmer avancerade typer av dataintrång. Detta gör att andra IT-avledningar blir budgetmässigt lidande. Problemet är att det är lätt att agera reaktivt och åtgärda IT-problem allteftersom de dyker upp istället för att vara proaktiv och förebygga. Man skjuter problemen framför sig och väntar i det längsta med att investera i uppdateringar och ny teknik. Hur många har inte byggt in sig i gammal programvara och gamla system som är alltför kostsamma att byta ut? Om man istället hade kontinuerlig överblick och samordning skulle IT-ledningen snabbare kunna se när åtgärder behöver göras och därmed bibehålla en hög säkerhet redan i grunden.
Automatisera, automatisera, automatisera
Det råder brist på kvalificerad IT-personal i näringslivet idag och det kan ofta vara glest med IT-kunniga personer på företagen. De blir lätt överbelastade och samordning med andra avdelningar får prioriteras ner. En lösning är automatisering. Ju fler arbetsuppgifter som kan automatiseras och digitaliseras desto mer tid kan frigöras för strategiskt arbete och framåtblickande samordning. Automatisering ger utrymme för ”innovation”.
Stuprörsfenomenet inom IT kommer bli allt svårare att hantera. Mer och mer läggs i molntjänster och personal arbetar alltmer flexibelt och mobilt. Avdelningsgränser kommer suddas ut och behovet av kompatibilitet mellan olika system kommer öka. De företag som inser vikten av integration och samordning av IT kommer ha goda förutsättningar att skapa en uthållig, sömlös och lönsam verksamhet i framtiden.
