Digital transformation har under flera års tid varit ett problem för såväl stora som små företag.
I grund och botten handlar det om att förnya affärsverksamheterna för att kunna dra full nytta av den digitala 
teknologin. Detta är i de flesta fall ingen enkel process och inget digitalt transformationsprojekt är det andra likt. Så det är av avgörande betydelse att man inte tänker i gamla hjulspår när det handlar om transformation. Ett bra exempel på progressiv digital transformation är Teslas beslut att släppa sina elbilspatent fria för hela branschen. Detta bidrog till att bolaget kunde göra sin teknologi till industristandard och dra fördel av en snabbt växande elbilsindustri.
En undersökning beställd av Ricoh research visar att det finns en i stort sett samstämmig syn på digitaliseringens betydelse. 95 procent av alla medelstora företag (50–500 anställda) i Storbritannien, Frankrike, Tyskland, Italien och Spanien tror att en digitalisering av verksamheten kommer att ge affärsmässiga fördelar. Mot denna bakgrund är det oundvikligt att alla företag kommer att behöva anpassa sig till den nya digitala teknologin här och nu. Så här går du tillväga:
Informera tydligt om alla era prioriteringar
Medarbetarna i europeiska företag är väl medvetna om värdet i digitalisering. Vår undersökning visar att 61 procent av medarbetarna vill att deras ledning ska använda sig av ny teknologi för att bättre kunna möta de makroekonomiska förändringarna inom deras branscher. Men liksom inför alla större förändringar eller initiativ är det ytterst viktigt att de högsta cheferna behärskar konsten att kommunicera. Dina anställda kommer att påverkas starkt av den digitala transformationen. Det är angeläget att man håller alla kommunikationskanaler öppna och är ärlig mot personalen om framgångar, resultat och påverkan. Det går inte att göra allt på en och samma gång. När du prioriterar måste du försäkra dig om att personalen förstår vad du gör och varför.
Känn din verksamhet och lyssna på dina anställda
Trots att mycket har sagts om digitaliseringens fördelar finns det många företag som fortfarande kämpar med att få till stånd en effektiv transformation av sina kärnprocesser. Ett intressant faktum är att 91 procent av cheferna för medelstora företag förväntar sig en svårare digitaliseringsprocess än stora och små företag gör. Vi inom Ricoh Europe har tagit oss an och klarat av dessa utmaningar och vår verksamhet står idag starkare än någonsin. Under hela denna process tappade vi aldrig fokus på vilken typ av organisation vi i grund och botten är.
Att agera som om det handlar om en nystart är ingen bra idé och skulle till och med kunna få förödande konsekvenser. Det måste finnas en balans mellan kraven på bra företagsledning och alla innovativa djärva idéer som kan visa sig vara värdefulla. Det är också viktigt att de i många fall stelbenta hierarkier som finns inom stora organisationer inte kväver innovationerna. Bra idéer dyker ständigt upp nerifrån i hierarkin. När allt kommer omkring är det medarbetarna nere på verkstadsgolvet som jobbar med de specifika processer som du försöker förändra. Se till så att alla medarbetare inom din organisation regelbundet får komma till tals i transformationsprocessen.
Ökad effektivitet är en mycket viktig målsättning för den digitala transformationen. I Ricoh Europes fall hade vi företag i 23 länder som alla utförde samma administrativa arbete, men använde sig av olika IT-system. Efter transformationsprocessen kan dessa företag nu fokusera på det som är viktigast, nämligen försäljningen, samtidigt som fyra servicecentra sköter om administrationen för hela koncernen. Genom att standardisera dessa viktiga processer och IT-infrastrukturen samtidigt som arbetet förenklades dramatiskt, har Ricoh Europe kunnat spara tiotals miljoner euro.
Involvera alla avdelningar i processen
Den digitala transformationsprocessen kommer med nödvändighet att vara lika varierad och komplex som själva verksamheten och affärsprocesserna kan omfatta en stor mängd olika initiativ. En framgångsrik transformation kommer ofrånkomligen att få effekter på varje del av verksamheten och därför måste varje avdelning medverka i och omfattas av processen.
I den här typen av program glömmer man ofta bort HR-funktionen, trots att den spelar en viktig roll i processen. Som nämnts ovan har grundläggande förändringar av arbetsplatsen ofta den mest genomgripande effekten på den personal som berörs mest av dem och utan stöd av HR-avdelningen löper du risk att uppröra och skapa en klyfta mot din värdefullaste tillgång, personalen. En av nycklarna till framgång är en stark ledning.
Tillsätt en överordnad projektledare för hela processen
Det kanske allra viktigaste är att utse en högre chef som ansvarar för alla digitala transformationsprojekt. Hans/hennes roll blir att finna en balans mellan kraven från medarbetare, avdelningar och aktieägare. För att klara av att genomdriva större förändringar inom verksamheten är det viktigt att ha stöd av andra styrelseledamöter, den här typen av aktiviteter kan man inte genomföra på egen hand! Var inte rädd att säga som det är ifall ni saknar kompetens någonstans, du har alltid möjlighet att nyanställa folk för att fylla sådana luckor. För att garantera att ditt projekt blir lyckat är det viktigt att du omger dig med starka, innovativa medarbetare.
Företaget och medarbetarna måste vara överens om vikten av och fördelarna med digitalisering. Men för att detta ska lyckas och ge påtagliga fördelar behöver organisationen en erfaren och kompetent ledare som klarar av att få hela verksamheten att jobba mot samma mål. Digital transformation är ett av de viktigaste och mest spännande utvecklingsstegen som ett företag kan ge sig in på. Vi är skyldiga alla som vill utveckla verksamheten att göra detta på ett framgångsrikt sätt!
