Mängden kvalitativ data är enorm i en elektronisk faktura.
Sabina Johansen, strategisk rådgivare på InExchange, konstaterar att tjänsten Inköpsanalys tar tillvara på datan som finns i e-fakturan och ger nya insikter i inköpsprocessen. Foto: Per Gustafsson
Men hur bra utnyttjas informationen?
Sabina Johansen och Richard Olfwenstam, på InExchange, menar att många missar en fantastisk potential helt i onödan.
Lösningen är dock enkel. Använd InExchanges Inköpsanalys. Då får ni datan visualiserad och ges nya insikter i inköp och utgifter.
– Tjänsten levererar strukturerade svar utefter datan ni redan har. Ni får en exakt bild av vad som har köpts, av vem och till vilket pris, säger Sabina Johansen.
– Och ni ser informationen i realtid, framhåller Richard Olfwenstam.
Flexibel tjänst
Möjligheterna är egentligen oändliga tack vare produktens bredd. I Inköpsanalysen ingår en spendanalys som exakt visar utseendet på ert inköpsmönster. Vidare finns det en prisjämförelse som talar om ifall avtalade artiklar köps in till rätt pris och om det handlas utanför ordinarie sortiment. Och hur är det med avtalstroheten?
Avtalsuppföljningen ger klara besked. Sedan är kategoriseringen väldigt gångbar Oavsett om ni använder ert eget kategoriträd, eller InExchanges standardträd, kategoriseras leverantörerna automatiskt och kopplas mot trädet ni valt.
Sabina Johansen, strategisk rådgivare på InExchange, vet att det sistnämnda är en mycket välkommen ingrediens.
– Många saknar ett kategoriträd i dag. Det kan kännas skönt att ha ett strukturerat träd som passar ens verksamhet. Det här följer med tjänsten kostnadsfritt, understryker hon.
Är diagrammen i verktyget lättolkade?
– Användargränssnittet är enkelt och attraktivt. Och det går alltid att bryta ner graferna och titta på datan bakom dem och exportera resultatet vidare som pdf eller jpg.
Enkelt och smidigt
Enkelheten är något som även Richard Olfwenstam, key account manager, påtalar. I Excel eller andra typer av kalkylprogram är informationen tämligen mager och ofullständig och kräver kontinuerlig manuell hantering.
Användare av InExchange ges mycket behändigare förutsättningar.
– Är ni anslutna till InExchange behöver ni inte längre mata in all data manuellt eller förlita er till något tredjepartsprogram. Tack vare att InExchange redan hanterar originalfakturan kan vi hela tiden matcha era fakturor automatiskt mot Inköpsanalystjänsten, förklarar Richard.
Allra bäst är givetvis e-fakturor. InExchange läser in alla slags fakturor, alltså även pappers- och pdf-fakturor, men det elektroniska formatet är vida överlägset.
– Fördelen med e-faktura är att vi läser in data ända ner till radnivå. I och med det kan vi göra er som kund uppmärksamma på om något plötsligt avviker från priskatalogen som vi läst in åt er i ett tidigare skede, poängterar Richard och inte nog med det:
– När vi visar att något avviker är det inte bara vilken faktura det handlar om. Vi visar exakt vilken fakturarad som är avvikande.
Underlättar jobbet
Det är lätt att föreställa sig hur mycket manuellt arbete det här sparar. Inköpsanalysen är nyckeln som öppnar upp e-fakturan och identifierar den fakta som ni redan satt på, men inte tagit tillvara på.
Effekten lär inte dröja. Genom att använda e-fakturans fulla potential väcks helt nya insikter i inköpen vilket i sin tur innebär ökad kontroll, noggrannare beslutsstöd, tillförlitligare analyser och säkrare bedömningar i längre perspektiv.
– Det är ett verktyg som underlättar jobbet, gör det snabbare och som säkerställer att förvaltade pengar används på bästa och mest effektiva sätt, sammanfattar Sabina Johansen.
Ni träffar InExchange, i monter C20, på KOMMEK i Mamömässan 22-23 augusti.
