”Vårt önskemål: ordning, reda och ökad kontroll”
En önskan om förenklad hantering av fastighetsrelaterade ärenden, bättre kontroll på olika system och effektivare fastighetsskötsel.
Det var några av de faktorer som låg bakom Tranemo kommuns beslut att satsa på ett fastighetssystem från Pythagoras. Nu är arbetet med implementeringen i gång.
Magnus Sundling är Enhetschef för fastighetsavdelningen på Tranemo kommun och den som är ansvarig för att systemet kommer på plats:
– Kommunen behöver ett system som skapar ordning och reda på fastighetssidan. Vi behöver kunna systematisera informationen och arbetet med kommunens fastigheter på ett övergripande plan. Med Pythagoras system kan vi införa en funktion i taget och låta systemet växa allt eftersom.
Börjar med ritningarna
Det man börjar med är att lyfta in alla ritningar som finns över fastighetsbeståndet. Det gör det enkelt att hålla koll. Men det gör det också enkelt att dela och komma åt informationen från olika håll.
Nästa steg är att införa systemen för felanmälan och skötsel och underhåll.
– Det vi vill uppnå där är en större tydlighet från det att man skickar in sin felanmälan tills att felet är åtgärdat. Med det här systemet skapas en större tydlighet. Anmälaren kan se att anmälan är mottagen och noterad och var den befinner sig i processen.
Ökad transparens
Syftet är att skapa ett följbart flöde med transparens från A till Ö. Oavsett om det är en skola, en enhet inom omsorgen eller någon annan kommunal verksamhet som nyttjar funktionen så skapar det lugn i organisationen. Man vill se att anmälan är mottagen och att något händer.
På gång är också en funktion för skötsel och underhåll. Ett hus behöver åtgärder och insatser med jämna mellanrum för att må bra. Det kan handla om allt från att renovera slitna ytskikt till att lägga om taket. Med Pythagoras system går det lätt att skapa en underhållsplan för att systematisera underhållet.
– Det här minskar risken för att saker faller mellan stolarna och glöms bort, säger Magnus Sundling.
Bättre överblick, bättre kontroll
Även saker som brandskyddskontroller, kontroller av hissar, ventilation och liknande kan läggas in i systemet.
– Att ha allting samlat i ett system ger oss bättre kontroll, vilket gör det enklare att planera underhållsinsatser och liknande, säger Magnus Sundling.
Just nu befinner sig arbetet i implementeringsfasen och jobbet med att lägga in alla ritningar och skapa flöden med mera pågår för fullt.
– Bollen är i rullning. Vi på kommunen har ett antal hemläxor att göra för att vaska fram den information som vi vill ha in i systemet. Vi behöver skapa förutsättningar för oss själva, och det är det vi håller på med nu, med hjälp från Pythagoras.
Ett system att växa med
Framöver finns planer på att utöka med fler system och möjligheter.
– Det finns tankar kring att bygga på med en lokalvårdsmodul, liksom system för att underlätta internfakturering, både för de egna kommunala bolagen och för externa parter som hyr in sig i kommunens fastigheter. Men vi tar en sak i taget. Vi börjar nu och så får vi se hur vi utvecklar systemet framöver, avslutar Magnus Sundling.
