Finansiella prognoser, där man använder sig av tidigare resultat och nuvarande förhållanden samt trender för att förutsäga vad som kommer att hända i framtiden, är en viktig del av företags affärsplanering.
Väl utförda finansiella prognoser kan hjälpa företag att hantera ekonomiska störningar, anpassa sig till fluktuationer i intäkter och kostnader och hjälpa till att snabbt ändra kurs i osäkra tider.
Dåligt utförda prognoser kan däremot sabotera hela din verksamhet.
Nedan listar jag nio saker som företag bör ta i beaktning för att göra finansiella prognosprocesser som styr affärsstrategin:
Steg 1: Definiera termerna
Vad är finansiella prognoser och hur passar de in i traditionella budget- och planeringsprocesser? Personer som arbetar med finansiell planering och analys (FP&A) använder dessa termer på olika sätt. Här är två olika definitioner:
– Prognos vs. plan. En plan avser en årlig prognos som utarbetas för det kommande räkenskaps- eller kalenderåret. Termen “prognos” är vanligtvis reserverad för periodiska övningar för att justera företagets plan så att den återspeglar det faktiska resultatet.
– Prognos vs. budget. En budget är en plan för hur specifika belopp ska spenderas. Även om detta är en viktig del av varje prognos är det, i detta fall, bara en pusselbit. En fullständig prognos bör även omfatta beräknade intäkter, tillgångar, skulder och kassaflöden. Verkligt strategiska planerare tar även hänsyn till operativa nyckeltal (KPI:er).
Steg 2: Modellera intäkterna
Christian Lindholm
Det första steget för att skapa en korrekt finansiell prognos är att bygga korrekt affärsmodell. Ett sätt att göra det är att modellera företagets intäkter. En effektiv intäktsmodell bör kunna besvara frågor som “Vilka investeringar är nödvändiga för att öka intäkterna med 25 % nästa år?”. Eller: “Om intäkterna förblir oförändrade, vad bör vi skära ned på för att bibehålla lönsamheten?”. Med rätt modell på plats har du flexibiliteten att köra scenarier och undersöka antaganden som gör att du kan besvara denna typ av frågor med säkerhet.
Intäktsmodellerna kommer att variera beroende på den bransch du verkar inom och den affärsmodell du använder. Men oavsett vilken typ av verksamhet du bedriver, kommer rätt modell att hjälpa dig att få bättre koll på intäkterna så att du kan driva din verksamhet framåt.
Tre frågor du bör ställa dig är:
– Ta reda på vilka dina drivkrafter är. När du modellerar intäkter, ge dig själv utrymme att testa dina antaganden så att du kan få nya insikter om outnyttjade intäktskällor.
– Börja med förhållandet mellan pris och volym. Termer och formler kan skilja sig åt mellan olika branscher, men de flesta modellerna går ut på förhållandet mellan pris och volym, vilket innebär att det är en bra utgångspunkt när du modellerar intäkter.
– Ta täckning för toppar och dalar. Modeller för finansiell prognos- och planeringsprogramvara med toppstyrning börjar med den stora bilden genom att fokusera på marknadstrender på hög nivå, medan modeller med bottenstyrning är förankrade i de operativa detaljerna i din verksamhet. Genom att ta hänsyn till båda modellerna kan du identifiera luckor i din nuvarande kapacitet – och omvandla dessa luckor till möjligheter.
Steg 3: Modellera utgifterna
Förutom de pengar som kommer in i verksamheten måste du i din prognos ta hänsyn till de pengar som går ut. Följande nyckelfaktorer är viktiga när du modellerar dina utgifter:
– Personal. Detta är troligtvis din största utgift. Om din organisation huvudsakligen består av anställda kan du prognostisera personalkostnaderna per anställd. Om du däremot är en restaurangkedja med ett stort antal timanställda, kan det vara bäst att bygga upp en prognos baserad på skift eller roller.
– Driftskostnader (OPEX). Driftskostnaderna är ofta nära kopplade till antalet anställda, något din kostnadsmodell bör återspegla.
– Kostnad för sålda varor (COGS). Samtliga kostnader som är förknippade med leveransen av intäkter – inklusive arbetskraft, material och omkostnader behöver prognostiseras.
– Fasta respektive rörliga kostnader. Att förstå vad som driver en kostnad är avgörande för att modelleringen ska bli rätt. En fast kostnad bör modelleras enligt ett eget schema, medan en rörlig kostnad kan modelleras enligt en formel, till exempel som en procentandel av den totala intäkten.
– Tilldelningar. I vissa fall vill du sprida kostnaderna över segment eller kostnadsställen. Att fördela IT-kostnader på flera avdelningar kan till exempel hjälpa dig att förstå den fulla kostnaden för dessa tjänster. Börja med att identifiera ett nyckelmått som grund för din fördelning. Vissa kostnader kan till exempel fördelas per anställd, medan andra kan fördelas per kvadratmeter.
Steg 4: Ange din takt
Finansiella prognoser är ett hantverk som utvecklas och förfinas över tid. Det är därför viktigt att du tar det i din egen takt.
– Planera. Börja med en årlig plan eller budgetprocess som integrerar input från intressenter i hela verksamheten för att fastställa mål och definiera krav. De modeller som du har utvecklat hjälper dig att översätta dessa mål till en finansiell och operativ plan för året.
– Gör kvartals- och månadsprognoser. Det är oundvikligt att din organisation kommer att avvika från din prognos. När det sker måste du se över din plan, bedöma dina resultat och revidera dina förväntningar. Denna periodiska uppräkning bör aldrig komma som en överraskning, utan snarare som en del av en kontinuerlig och dynamisk planeringsprocess.
– Hitta en prognosfrekvens som fungerar för dig. Ibland fastställs dessa begränsningar externt; du kan till exempel vara skyldig att lämna periodiska rapporter till aktieägare eller förvaltare. Även om vissa prognoser kan ske på ad hoc-basis bör du fastställa en konsekvent period, oavsett om den är halvårsvis, kvartalsvis eller månadsvis. Varje ny prognos är ett tillfälle att bedöma resultatet och revidera antaganden om framtiden. Dessa bör inte ersätta den årliga planen, som kommer att förbli relevant för kompensation och andra mål. Dina prognoser kommer att leva parallellt med din ursprungliga plan och utgör dina senaste och bästa förutsägelser av affärsresultatet.
– Dagliga och veckovisa prognoser. I vissa fall kan du behöva generera prognoser mycket oftare. Detaljhandel, besöksnäring och andra företag som är mycket säsongsbetonade kan ägna sig åt daglig eller veckovis övervakning för att återspegla kundernas inköpsmönster. Andra företag kan välja att göra en flash veckoprognos kring försäljning eller andra operativa KPI:er för att se till att de håller sig på rätt spår.
Steg 5: Prognostisera det som är viktigt
För vissa organisationer ger resultaträkningen tillräcklig insikt i det ekonomiska resultatet. Andra kommer dock att generera en balansräkning och en kassaflödesanalys utöver resultaträkningen. För kapitalintensiva företag (till exempel banker som förvaltar tillgångar eller telekombolag som bygger nätverksinfrastruktur) är det viktigt att prognostisera kapitalutgifter (CAPEX) i balansräkningen.
I vissa fall är det inte värt besväret att bygga upp en fullständig balansräkning för framtiden, en förkortad uppsättning mätvärden räcker för att prognostisera hur nettokassan kommer att förändras över tiden.
Steg 6: Definiera din rapporteringsprocess
När du har konstruerat en omfattande modell av din verksamhet och införlivat dina insikter i den finansiella prognosprocessen måste du definiera en uppsättning rapporter som du vill använda (både internt och externt). Dina rapporter ska ge en lättförståelig bild av företagets hälsa. Förutom en balansräkningsvy av företagets ekonomi, bör de även innehålla prestanda för operativa KPI:er och “paket” med data som du enkelt kan dela med styrelsen och ledningsgrupperna.
En effektiv rapporteringsprocess handlar även om hur processen i sig går till. Nyckeln till att ge alla de rapporter de behöver, snabbare och mer exakt, är automatisering. En automatiserad plattform förenklar insamling, avstämning och utvinning av dina data. Enbart detta kan omvandla dina rapporteringsprocesser från ett månatligt besvär till en dynamisk, pågående drivkraft för organisatoriska förändringar.
Steg 7: Främja samarbete
Du har nu automatiserat din rapportering. Du har etablerat en regelbunden rutin och du har fångat dina intressenters engagemang med de insikter som du har delat med dig av. Men för att behålla deras intresse, behöver du göra dem delaktiga och direkt involverade i planeringsprocessen.
När data är tillgängliga via självbetjäningsverktyg för finansiella prognoser är det mer sannolikt att människor kommer att anta ett proaktivt tillvägagångssätt för att samla in viktiga finansiella data, och att de kommer att ta till sig din plan som sin egen.
Steg 8: Välj dina verktyg för finansiella prognoser
För att hjälpa dig att genomföra samtliga steg behöver du rätt verktyg för finansiella prognoser. Att använda molnbaserad ekonomilösning istället för exempelvis Excel kan:
– Underlätta samarbete. Få alla i organisationen att delta i planeringsprocessen genom att ge dem tillgång till data i realtid så att de kan ta ansvar för sina siffror.
– Möjliggöra planering med flera scenarier. Kombinera tillväxt- och marginalbaserade modeller på hög nivå, uppifrån och ner, med detaljerade personalplaner och scheman nedifrån och upp i en enda plattform så att du snabbt kan jämka skillnader och åtgärda luckor.
– Tillhandahålla en enda sanningskälla. Med en kärnuppsättning av operativa och finansiella data som är gemensam för hela företaget kan du anpassa organisationen och spåra dina resultat.
– Automatisera rapporteringen. Med centraliserad rapportering och automatiserad dataintegration kan du eliminera behovet av att leta efter och manuellt sammanställa data. Det gör att du kan fokusera på analys samtidigt som du ger intressenterna den information de behöver för att fatta bättre och snabbare beslut.
Steg 9: Lär dig mer
Finansiella prognoser handlar om att besvara nyckelfrågor för verksamheten. Med rätt programvara för finansiella prognoser kan du få alla dessa svar och du kan hjälpa dina teammedlemmar att känna att de är en del av processen.
Christian Lindholm, VP Sales, Financial Management, Adaptive Planning and Analytics, EMEA Workday
