Du har säkert lagt märke till att världen förändras allt snabbare och kanske även ställt dig frågan hur företag världen över lyckas hänga med i denna förändring.
Det korta och enkla svaret är att de flesta företag inte gör det.
Så många som näst intill två tredjedelar (63 %) av företagschefer uppger i en global studie på uppdrag av KPMG att deras företagsprocesser och genomförande av dessa är för långsamma. Svårigheter att få en helhetsinblick i affärsresultatet i kombination med föråldrad teknik och daterade tillvägagångssätt gällande prognoser och budgetering är några av de faktorer som höll företagen tillbaka redan innan pandemin startade för två år sedan. Nu, när förändringen sker snabbare än någonsin, har dessa faktorer gett upphov till ett accelerationsgap, en klyfta mellan den allt snabbare förändringstakten och företagens förmåga att hålla jämna steg med den.
Dessa uppgifter bekräftas även i en global undersökning från McKinsey där endast 20 % av de tillfrågade uppger att deras organisationer fattar beslut i rätt tid. Hur ser det då ut för de resterande 80 procenten? Jo, de måste de arbeta febrilt med att utveckla verksamheten för att hinna ikapp – något som är svårt att göra när mållinjen hela tiden flyttas fram. Det är dessutom särskilt svårt om du tillhör de 63 % som fortfarande hämmas av gamla ERP (enterprise resource planning) -modeller som är svåra, om inte omöjliga, att anpassa till rådande och kommande förändringar.
Detta är ett problem som kan medföra stora konsekvenser. Idag är ett företags framgång beroende av att snabbt kunna anpassa sig till det som kommer härnäst – en omöjlig ekvation om du tvingas arbeta med system som inte kan anpassa sig till förändringar. Vad kan då dessa organisationer göra för att komma ikapp?
För det första måste de avskaffa den teknik som dessa föråldrade processer är byggda på. För det andra måste de inse begränsningarna sitt nuvarande ERP-system. Traditionella ERP-system är byggda på en idag föråldrad teknik och om CFO:er har lärt sig något under de senaste två åren så är det att gammal teknik inte är till någon större hjälp idag. ERP-system är inte skapade för att hantera förändringar på samma sätt som dagens teknik. De organisationer och företag som förlitar sig på dessa har ofta också ett system av många olika lösningar som tillsammans skapar ett fragmenterat datalandskap.Detta leder till osammanhängande och silo-formade processer som bromsar upp verksamheten i stället för att driva på den.
Anne-Sofie Nielsen
Det finns gott om exempel på leverantörer som migrerar äldre programvara och hävdar att de är fullt kompatibla med molnet, men dessa egensnickrade lösningar kommer tyvärr inte att överbrygga den allt större accelerationsklyfta vi ser. Det beror på att ERP-system i grund och botten är monolitiska med en omfattande hierarki, omständliga kontroller och balanser och klumpiga tilläggsmoduler som kräver frekventa uppdateringar från IT-avdelningen.
Detta är inte den smidiga, automatiserade och samarbetsinriktade miljö som en flexibel organisation behöver.
Enligt en global studie som vi på Workday låtit genomföra uppger mer än hälften av ledarna (52 %) att det finns en växande klyfta mellan var deras företag befinner sig och var det behöver befinna sig för att vara konkurrenskraftigt. Ändå har tusentals företag runt om i världen lyckats överbrygga denna klyfta genom att implementera en uppsättning krav som har hjälpt dem att omvandlas till flexibla, snabbrörliga organisationer. Två av dessa krav är:
1: Att arbeta i nuet. Gamla och daterade system och processer håller organisationer tillbaka eftersom de inte är byggda för att fungera i realtid. En av de främsta orsakerna till detta är att den viktiga information som organisationerna arbetar med är inlåst i silos, och de affärsprocesser som bygger på dessa data blir således osammanhängande. En organisation kan inte arbeta i den hastighet som behövs om det finns silos mellan teamen och systemen, det fördröjer endast åtgärder och beslut – något som dock tyvärr inte är ovanligt. I en studie från Accenture uppger 75 % av chefer att deras organisationer sitter fast i operativa silos som hindrar deras snabbhet. Hur kan då de lösa detta? En undersökning från Hackett Group visar att CFO:er anger teknik som integrerar data bättre mellan olika system som den viktigaste faktorn för att möjliggöra “snabbare planerings-, genomförande- och analyscykler samt förbättra beslutsfattandet”.
2: Minska osäkerheten med hjälp av en fullständig överblick. Detta krav är nära knutet till behovet av att bryta upp silos. Organisationer kan inte arbeta effektivt enbart genom att gissa vad som kan hända härnäst. De behöver enkel tillgång till alla sina data och system som gör det möjligt för dem att omvandla information till insikt. Tyvärr är traditionella ERP-system och användarvänlighet motsägelsefulla begrepp. För att göra det möjligt för verksamheten att anpassa sig krävs att företag slutar att förlita sig på gamla system och processer och i stället utgår från hur de presterar idag. Med en holistisk bild av verksamheten som den ser ut och fungerar i nuläget kan beslutsfattarna bättre förutse framtida behov och sedan ta itu med dem om och när de uppstår. I en Deloitte-studie konstaterar tre av fyra (74 %) chefer att det finns ett akut behov inom företaget på att möta nya företagskrav, men att endast 10 % är redo att agera på detta.
Men även om alla data finns där saknas ofta förmågan att använda dem för en fullständig bild av vad verksamheten står inför. Medan äldre system kan digitalisera data för att få fram såväl gamla rapporter och standardrapporter, är det som behövs nu ett sätt för personalcheferna att interagera med data genom att besvara viktiga, mer djupgående frågor som, till exempel, vilka medarbetare har vi? Vilka färdigheter har vi i våra teams och vilka bör vi investera i? När kommer vi att behöva nya roller och var?
En positiv följd av ett minskat accelerationsgap är att teamen och deras ledare får mer tid att lägga på strategisk finansiell planering och analys – något som i slutändan tillför större värde till verksamheten. Ett bra exempel på detta är en modern planeringsprocess i molnet. I äldre system är data fragmenterade och osammanhängande, och planeringen således en tidskrävande manuell process som görs för hand, något som begränsar tiden för strategisk analys och vägledning. En modern miljö automatiserar en stor del av planeringscykeln och gör det möjligt för team inom hela företaget att prognostisera och omkalibrera efter behov, kontinuerligt budgetera och modellera scenarier som gör det möjligt för dem att förutse konsekvenserna av de beslut som tas.
Slutsatsen är att föråldrade, hårt förankrade processer lämnar lite utrymme för flexibilitet – det som behövs mer än något annat för att överbrygga den accelerationsklyfta som, för vissa organisationer, blir större för varje dag som går.
Om traditionella ERP-system hade kunnat hjälpa beslutsfattare att navigera i osäkra tider skulle de ha gjort det vid det här laget. Men i takt med att förändringarna sker oftare och snabbare blir behovet av ett nytt tillvägagångssätt allt tydligare. Bristerna i daterade system och tillvägagångssätt gör det svårare än nödvändigt för företag att nå framgång i dagens föränderliga klimat.
