Effektiv möteskultur: så hjälper Easy Teams till

Få frågor delar upp oss mer än möteskultur.

Effektiv möteskultur: så hjälper Easy Teams till 1Vissa älskar att diskutera i grupp. Ofta. Andra? Ja, andra tycker att det är ett onödigt ont. Och sen finns det såklart de som tycker att möten borde försvinna helt och hållet.

Oavsett hur man ställer sig till möten så vet vi en sak: vi svenskar möts, och vi möts mycket. Och under corona-pandemin har vi mötts mer än någonsin, om än digitalt. Undersökningar visar dessutom att vi sticker ut internationellt.

En siffra som kanske får en och annan nybakad mellanchef att fundera över sitt val är att svenska chefer spenderar ungefär 25 år av sina liv i möten. 25 år.

Då måste man, inte minst av existentiella skäl, se till att det är givande möten. I alla fall i majoriteten av fallen.

För problemet är inte möten i sig, utan att många av dem är ineffektiva. Enligt undersökningar om svensk möteskultur brukar statistiken se ut ungefär så här:

  • 30 % av vår arbetstid går åt till interna möten
  • 50 % av dessa saknar syfte och mål
  • 50 % av alla deltagare är dåligt förberedda
  • 40 % anser att det är otydligt vad som bestäms

Ganska skrämmande statistik, eller vad säger du?

Ineffektiva möten är såklart inte bara demoraliserande, de kostar pengar. Massor med pengar. Här är ett exempel:

För ett företag på 100 anställda så kostar mötena ca 10 miljoner kr i lönekostnader. I snitt lägger vi 5 ½ veckor i onödan på möten. Det är en kostnad på 77 000 kr per medarbetare om året.

Så vi spenderar runt 40 000 kr per år på aktiviteter utan syfte och mål. Hmm. Samtidigt förhandlar vi om ören när vi upphandlar toners till kopiatorn.

Så ska vi lägga ner 50% av våra möten? Eller ännu fler?

Kanske.

Skapa en effektiv möteskultur

Eller så gör vi våra arbetsmöten mer effektiva. Sätter tydliga syften och mål. Ser till att varje mötesdeltagare får tid för inläsning och förberedelse. Ser till att sammanfatta vad som bestäms och vilka aktiviteter som ska göras inför nästa möte. Minskar antalet onödiga möten och antalet mötesdeltagare till ett minimum.

Det finns helt enkelt relativt enkla, lågt hängande frukter att plocka för att effektivisera företagets möteskultur och minska antalet onödiga möten. Och istället ägna oss åt värdeskapande, lönsamma aktiviteter.

Förbättra internkommunikationen

En av de viktigaste och enklaste åtgärderna ni kan ta till är att förbättra internkommunikationen.

Ta bort onödiga möten

En annan lågt hängande frukt är att ta bort onödiga möten och se till att bara de som är relevanta för ett möte deltar. Även för detta är bättre kommunikation i teamet en nyckelfaktor.

Vårt samarbetsverktyg, Easy Teams, är byggt för göra just det. Låt oss kika lite på hur det fungerar och hur du kan skapa en smart struktur för företagets möten genom att använda Easy Teams som ett komplement till fysiska möten.

Möten som fungerar fantastiskt i Easy Teams

Status & morgonmöten

Många företag har dagliga statusmöten, eller morgonmöten som de ofta benämns. Dessa möten följer ett mönster. Varje person i teamet delar med sig av dagens aktiviteter, vad som blev klart igår och vilka hinder de har stött på. Ett klassiskt stand-up.

Det känns sådär härligt effektivt och start-upigt att många kör på som om det inte fanns en morgondag. Men är det egentligen den bästa lösningen?

Även om det bara tar 60-90 sekunder per person så tar mötet minst 15 minuter om man är 10-15 personer i teamet. Det innebär tre persontimmar varje dag. Timmar som man inte har arbetat med sitt projekt, eller debiterat sin kund.

Låt oss dessutom säga att det blir någon form av diskussion som leder till att man diskuterar något helt annat. Det händer den bäste. Vips, så har mötet tagit trekvart. Plötsligt är vi uppe i nio arbetstimmar.

Effektiv möteskultur: så hjälper Easy Teams till 2

Gör så här istället:

I mitt team så ställer jag standup-frågorna i Easy Teams varje morgon istället. Medlemmarna i teamet besvarar frågan och svaren samlas i en gemensam tråd.

Inom några minuter får jag svar på vad de gör oavsett vart än de befinner sig i världen och alla återgår till jobbet. Detta ger alla insyn i varandras arbete och teamleadern kan enkelt ställa följdfrågor om så krävs.

Även om man är ett dussin personer i teamet, eller fler, så fungerar modellen. Man besvarar frågan teamleadern ställer och vips så är det en trådad konversation som alla kan följa. Svaren brukar bli korta och koncisa.

Det är fortfarande ett riktigt möte, syftet med mötet är att få reda på status i gruppen men detta är betydligt effektivare.

Sen finns det såklart många goda anledningar att träffas fysiskt med jämna mellanrum också! Men se till att ha ett tydligt mål med varför vissa möten hålls fysiskt och andra digitalt. Låt det inte bli slentrian.

Brainstorming-sessioner

Nej, nu…. – kom inte och säg att brainstorming blir bra digitalt? Jodå! Sanningen är att vi håller de flesta av våra idémöten och brainstorming-möten digitalt. Men jättebra resultat.

Vi brukar schemalägga en 30-minuters session och tilldelar brainstormingen till en specifik kanal i Easy Teams.

Det positiva med att göra det digitalt är att inte bara den som pratar högst kommer till tals. Gruppdynamiken jämnas ut och de deltagare som är tystare får en bättre chans att lufta sina idéer.

Om någon missar mötet kan den personen dessutom läsa in sig på idéerna i chatten för att sedan bidra med sina idéer.

Men något av det bästa med ett skriftligt möte är att allt finns dokumenterat i chatten efter mötet. Så när man behöver gå tillbaka för att se vad man kom överens om eller om man vill lyfta ur all text till ett dokument fungerar det utmärkt.

Vår erfarenhet av digital brainstorming är därför mycket positiv. Det är ett jättebra sätt att få fram fler perspektiv och nya idéer. Ett tips är att skapa en ny chatt-kanal så att de befintliga kanalerna inte blir urvattnade på information.

Se också till att alltid ha en facilitator eller moderator på plats när det är dags för mötet.

Granskningar och godkännande

Ett annat smart sätt att använda Easy Teams är att hantera granskningar och godkännanden direkt i plattformen. Ladda upp filerna som behöver granskas och be alla i kanalerna att ge feedback.

För enklare saker kan man använda reaktion-emojis för ”ja” eller ”nej”. Behövs mer feedback kan deltagarna skriva ner detta. Snabbt och enkelt. Samtidigt blir allt samlat på ett och samma ställe, så att man enkelt allas input och vad man kommit överens om.

Det spara tid och energi och minskar mängden onödiga möten.

Med Easy Teams kan ni ringa till varandra, videosamtala, dela skärm och boka in konferenser, video och telefoni.

Så om du vill stämma av lite extra med någon kan du enkelt starta upp ett video- eller telefonsamtal med en eller flera personer i teamet. Behöver du visa något kan du snabbt och enkelt dela skärm och gå igenom filerna som ni behöver feedback på.

Genom att arbeta i Easy Teams kan du undvika möten

Vi hör ofta från våra kunder de har färre möten sedan de börjat använda Easy Teams. Många möten kan till exempel ersättas med snabba konversationer i Easy Teams. Det viktiga är att se över vilka möten ni måste ha och vilka som kan ersättas genom alla smarta funktioner i Easy Teams?

Med hjälp av välorganiserade chattkanaler i Easy Teams får ni en snabb överblick över hur teamet presterar. Ni ser deras status, vad som tar tid, vad som är klart och hur långt man har kommit i projektet. Som chef behöver du därför inte ha ett möte för få reda på detta – ett möte mindre!

Självklart så finns det tillfällen när man behöver ses fysiskt.

Det är bra både för moralen och team-känslan. Men nästa gång du kallar till ett möte, fundera på hur många personer som ska gå ifrån sina skrivbord för att höra på det som ska sägas. Vad är det värt? Hur många persontimmar kostar det? Hade det varit bättre att ha mötet i Easy Teams – eller ta bort mötet helt genom förbättrad internkommunikation?

Vi hjälper till!

Vill du veta mer om hur Easy Teams kan hjälpa ert företag att arbeta mer effektivt, förbättra internkommunikationen och skapa en mer effektiv möteskultur? Prata med oss, vi hjälper till!