Videokonferenser. Videomöten. Video, video, video. Den här våren har varit lite speciell. Och, för många, ovanligt full av distansmöten och video.
För oss på Easy Telefoni har det varit en vår full av aktivitet. I vår plattform Easy Teams har vi sett en närmast explosionsartad utveckling av mängden videomöten och virtuella möten hos våra kunder. Det känns bra att, på ett litet sätt, ha kunnat underlätta för våra kunder i en helt ny situation.
Samtidigt har jag under våren tänkt en hel del på hur videomöten påverkar oss.
Det är något med mängden ansikten och ögon. Hemifrån. Från trädgårdar. Från källare. Från lantställen. Plötsligt satt de bara där, smygkikandes rakt in i våra privata sfärer. Och jag har såklart gjort likadant. Det är liksom svårt att undvika när kameran är på.
Och det har inte bara varit kollegornas bokhyllor och skrivbordslampor vi fått smygkika på. Alltifrån presidentkandidater till artister och Tv-personligheter; alla har de öppnat upp sina hem för våra nyfikna blickar.
Till och med Live AID 2020 blev som en lååång videokonferens av och med välkända artister. Och vi fick vara med. Ända in i Eddie Vedders vardagsrum.
Men nu när det har gått ett tag, hur mår vi egentligen av alla dessa videomöten? Våren har, trots allt tråkigt som hänt, gett oss ett unikt tillfälle att studera distansarbete och dess effekter i stor skala. Detta har Dr. Jeremy Bailenson gjort som är en av grundarna till Stanford University’s Virtual Human Interaction Lab
Och nu börjar resultaten så smått dyka upp.
En undersökning från amerikanska Stanforduniversitetet visar till exempel att många känner sig ovanligt trötta när man haft flera videomöten under en arbetsdag.
Och det är kanske ganska självklart egentligen. En videokonferens är ju lite som att någon stirrar på en i en trång hiss. Fast hissen är ditt vardagsrum. Och ”någon” är alla kollegor. Och chefer.
Inte konstigt att man får lite stresspåslag.
För lika spännande som vi på andra sidan tycker att det är att kika in ”bakom kulisserna”, lika stressande kan det vara att andra kikar på oss, i vår privata sfär.
Det är en av anledningarna till att vi blir trötta av videomöten, särskilt om man deltar i flera på raken. En annan är att vi förväntas vara lite extra fokuserade när kameran är på.
Sen har videomöten såklart många fördelar.
Samma undersökning visar till exempel att vi blir mer produktiva när vi ser vår chef under ett videomöte, jämfört med telefonkonferenser när man inte har ögonkontakt. Dessutom sparar företaget tid och pengar genom minskat resande. Med minskat resande kommer också positiva miljöeffekter.
Så problemet är inte videomöten i sig. De är här för att stanna. Men för att det ska fungera på bästa sätt gäller det att använda dem på ett sätt som utnyttjar dess fördelar och minskar deras negativa bieffekter.
Med tiden har jag lärt mig ett par saker som gör det lättare:
- Slå bara på kameran när den tillför något
När du är i möte och kameran är avstängd är det lättare att koppla av. Så använd bara kameran när den tillför något. I möten där det är viktigt att du och dina medarbetare är uppmärksamma – och visar det – är det till exempel bra om alla är med via videolänk. Det kan vara kundmöten eller möten med leverantörer. Men för stående möten, som morgonmöten eller veckomöten, räcker det vanligtvis med en telefonkonferens. - Undvik att planera in möte efter möte
Fysiska möten ger oss lite tid mellan möten. När ett är slut hinner vi vanligtvis sträcka på benen lite innan nästa möte. Det är inte lika självklart för virtuella möten. Då stänger man en konferens för att klicka in sig på nästa utan att hinna hämta andan emellan. Mitt tips är därför att boka in 5-10 minuters uppehåll mellan mötena för att hinna samla tankarna. - Det är OK att ta ett break
Enligt Stanforduniversitetets forskning reagerar vi olika på videomöten; vissa personer påverkas mer, andra mindre. Så lyssna på dig själv. Känner du dig trött efter en videokonferens eller två? Prata med dina kollegor om det. Stäng av kameran en stund. En bra chef förstår detta och ger dig utrymme. - Telefonen fungerar lika bra som alltid
Telefonen är fortfarande ett av de mest effektiva kommunikationsverktygen. Det går inte att förneka, trots all hajp kring videomöten. Easy Teams är byggt för att du enkelt ska kunna kombinera videomöten med telefonkonferenser. Om du behöver en paus från kameran kan du enkelt ringa in istället. Det är upp till varje person att ansluta på sitt sätt. För sitt egna välmående.
Jag har arbetat med videokonferenser och videomöten sen tidernas begynnelse. Nästan. Det är ju mitt jobb. Det är vad vi gör på Easy. Så i grund och botten är jag övertygad om att fördelarna med videosamtal och möten överväger. Det handlar bara om att ha ett sunt förhållningssätt till dem, så att de inte ersätter – utan blir ett komplement till – fysiska möten.
Hur blir det i framtiden? Det vet vi såklart inte. Men för att citera Eddie Vedder: ”I’ll ride the wave where it takes me”. Det har funkat hittills!
