[KRÖNIKA] Den digitala världen, vilken i grunden handlar om informationshantering, har ett enormt inflytande på både individer och organisationer, och även om de flesta håller med om att förändringarna är positiva, kräver de samtidigt att användaren anstränger sig för att vänja sig vid den nya situationen.
Muhi Majzoub, OpenText
Från en personlig synvinkel kan det handla om att lära sig en ny app, eller ett nytt sätt att ta till sig information över flera olika enheter. Det kan vara komplicerat nog. Men för ett företag kan förändringen vara ännu större. Den innebär krav på anpassningar i from av nya affärsmodeller, smartare IT-miljö och helt nya processer. Inledningsvis blir informationshantering därmed inte sällan en börda. Det finns dock ingen orsak att låta det förbli så.
Idag finns alla möjligheter att förvandla information till företagets viktigaste tillgång. Många menar att det inte finns något facit på hur man ska göra för att ”ta täten”, eller ens ”hänga med”. Det är sant till viss del. Efter många år i branschen, är det dock enkelt att konstatera att vänta-och-se-strategin är oerhört kontraproduktiv för att inte säga farlig. Dessutom är den onödig. För oavsett vilka processer eller branschspecifika utmaningar och möjligheter som företag står inför, är själva inställningen till den snabbrörliga och oförutsägbara situationen ett första steg som gäller samtliga. När företag insett att det gäller att acceptera och omfamna faktumet att marknaden förändras snabbare och snabbare utkristalliseras det mest avgörande beslutet: Att sätta sig i en situation där företaget alltid kan agera snabbt och dra fördel av den myriad av data som finns och dessutom ökar snabbt. Rent praktiskt handlar det om att, utifrån detta centrala mindset, skapa stödsystem och processer som gör det möjligt för företaget att snabbt navigera och agera utifrån både kort- och långsiktiga branschspecifika förändringar som jag och du omöjligt kan veta mycket om just nu.
De som anser att situationen är ett hot snarare än en möjlighet har hittills misslyckats med att skapa just denna grundläggande plattform. De som hunnit en bit på väg har visserligen kanske redan funderat mycket på hur de ska få så mycket värde som möjligt ur big data för att kunna använda sig av den i sina affärsbeslut. Men man faller på de begränsningar i de traditionella verktygen som finns, exempelvis begränsningar i traditionella BI-verktyg. Detta i kombination med brist på ordentliga analysresurser är vanliga exempel på hur verkligheten ser ut och som gör digitaliseringsresan till en svår uppgift att ens starta på allvar.
Efter många år i branschen har jag identifierat några av de processer som krävs för att effektivt se till att big data blir en tillgång snarare än en börda. Jag kan sammanfatta dem med nyckelorden Upptäcka, Visualisera och Analysera.
Upptäcka: Mängden information fortsätter att växa exponentiellt. Inom en organisation växer den och omfattar varje team, avdelning och anställd. Att lagra data och information i silos och dokumenterad i separata system duger inte länge till för de som vill fortsätta att vara konkurrenskraftiga. Företag måste säkerställa att de kan hantera den fullständiga livscykeln som deras data och information kräver, från uppkomst till styrning och avstämning, till arkivering och slutligen bortskaffande. Oavsett var informationen finns för tillfället, ett ERP- eller CRM-system, e-post, på en bärbar dator, fysiskt eller i molnet, så kräver framgång i den digitala världen att man bryter sig ur silo-tänket för att få en fullständig översikt över sin organisation.
Visualisera: När en organisation väl förstår vidden av data och information som skapas, och har en mer fullständig insyn i var informationen finns tillgänglig, kan den börja utveckla sätt att förstå tillgänglig data. Företag använder i allt större utsträckning enkla, grafiska rapporter för att visa sin data. Hur stor procent som finns i molnet vs på fysiska servrar, hur mycket som finns i e-post jämfört med i säkra ECM- eller CRM-system. Och när data i en organisation väl kan visualiseras på ett tydligt sätt, kommer mönster, problem och flaskhalsar att bli tydliga. Ostrukturerat innehåll som utgör mycket av informationen i ett företag kommer att kunna användas mer effektivt.
Analysera: Vi lever i en värld där ingen människa klarar att läsa, processa eller förstå all information som finns tillgänglig. Men vi lever också i en värld där maskiner kan lära sig skillnaden mellan ett kontrakt och en faktura, eller ett brev, eller skillnaden mellan en artikel i en tidning och en instruktionsmanual. En maskins hastighet att klassificera information i kombination med medvetenhet och big data-analyser kan erbjuda en organisation ordentliga, påtagligt datadrivna företagsbeslut. Analysverktyg låter företag se hur organisationen fungerar idag, och kan börja förutspå hur den kommer att funka i framtiden. Organisationer börjar få verktygen att förutspå hur ett företags beteende kommer att påverka framtida planer och framgångar.
Att skapa en plattform och processer för hantering av ostrukturerade data erbjuder fördelar för hela organisationen, och är en förutsättning för att kunna utnyttja big data till fullo. Förutspående analyser och pålitliga prognoser sparar tid, minskar kostnader och ger en större trygghet till affärsbeslut. Det är nu upp till organisationen att ta fram processerna för att förvandla information till den hårdvaluta som den borde vara. De som lyckas inom detta område har satt sig i en helt avgörande position för att bli morgondagens vinnare. Punkt.
Muhi Majzoub, OpenText
