[KRÖNIKA] Många svenska företag befinner sig idag i en situation där de behöver bromsa in på grund av recessionen, inflationen och höjda råvarupriser.
Och enligt resultaten i en undersökning som lanserades i januari i år, State of Spending 2023, beskrev mindre än hälften (47 procent) av de svenska företagen sig själva som redo för lågkonjunktur.
Den rådande ekonomiska situationen har också inneburit att många företag inte helt vågar satsa på nya initiativ och kommunicerar till de anställda att svångremmen behöver dras åt. Detta kan i sin tur skapa en orolig företagskultur där de anställda känner sig otrygga. Så vad kan företag göra för att upprätthålla en god ekonomi och samtidigt främja en positiv företagskultur?
Nedan kommer tre tips på vad man kan göra för att optimera företagets ekonomi och få med sig de anställda under denna tid av ekonomisk osäkerhet.
- Ta fram en modern policy för företagsutlägg (och få anställda att följa den)
Varje företag bör (hoppas vi) ha en policy för företagsutlägg. Men det betyder inte att alla är lämpliga för ändamålet eller att de ens åtföljs. I en lågkonjunktur måste man ha kontroll över samtliga utgifter, vilket gör att en väl fungerande utläggsspolicy är viktigare än någonsin. Rätt policy kan garantera att utläggen kontrolleras, att de anställda vet vad som gäller och att du inte tar några onödiga risker med ditt kassaflöde. Det betyder också att du i realtid kan se vilka utgifter du kan förvänta dig och, ännu viktigare, hur slutsiffran över utgifter för månaden kommer att se ut.
Ibland kan det vara svårt att veta var man ska börja, men det viktiga är att hålla informationen om månadens utlägg kortfattad, relevant och tillgänglig –så att informationen kan kompletteras och enkelt delas för snabb och enkel översikt vid behov.
Hélène Podsadni Nilsson, chef för Norra Europa på Pleo
Det viktigaste är dock att du använder dig av en smart lösning för hantering och övervakning av företagens utlägg. Gamla system är oftast begränsade när det gäller förmågan till smidiga processer som alla anställda kan följa utan att något fastnar på vägen. Moderna lösningar innebär i regel en mycket högre nivå av kontroll, där kontrollerna är tillgängliga inte endast för ekonomiavdelningen, utan enkelt kan delas också med de anställda.
Detta skapar ett hälsosamt ekosystem där kontrollen över utläggen och ansvaret över att man gör utlägg för rätt saker ligger i händerna på ekonomichefen. Men själva verktygen ligger hos dina anställda i form av en autonom lösning.
- Befria din ekonomichef
När vi nu befinner oss i mitten av en recession gäller det för ekonomichefen att fokusera på rätt saker. Dennes ekonomiska expertis behövs extra mycket för att se till att företaget lägger pengar på rätt saker, för att hela tiden ha fingret på företagets ekonomi och direkt kunna veta var företaget står gällande ekonomisk stabilitet. Detta är livsnödvändigt, så att ekonomichefen snabbt kan upptäcka om något behöver förändras och sen snabbt kan se till att rätt förändringar sker.
Det vanliga är nämligen dessvärre att vi ofta ser att ekonomichefer tvingas lägga tid på att gå igenom godkännande av kvitton, och fastna i att reda ut administrativa uppgifter. Detta är att lägga tid på fel saker.
Genom att gå över till en smart lösning för hantering av företagets utlägg, kan du automatisera de små, annars tidsslösande administrativa uppgifterna, så att din ekonomichef slipper slösa tid på att kontrollera kvitton och jaga anställda efter kompletterande uppgifter. Med utläggshanteringen i säkra automatiserade händer kan din ekonomichef i stället lägga sin uppmärksamhet där det behövs – på att bli en sann strategisk partner till ditt företag och säkerställa att rätt personer, tillsammans med din VD, fokuserar på rätt saker i dessa tider av ekonomisk instabilitet.
Alla företag behöver nu hitta nya sätt att dra ner på kostnader och ta fram nya processer för effektivisering, och detta kommer inte vara möjligt om ekonomichefen inte ges den tid som krävs för detta viktiga arbete. På så vis kan de bli möjligt att optimera och effektivisera företaget genom lågkonjunkturen.
- Lämna inte dina anställda utan pengar
Kom ihåg att det inte bara är företaget i sig som drabbas av en lågkonjunktur med lägre intäkter – dina anställda påverkas även de. Då inflationen överträffar lönerna och personliga utgifter för exempelvis hyra, bolån, mat och el skjuter i höjden, upplever de anställda högre ekonomisk press än någonsin.
Även om du kanske inte har möjlighet att höja de anställdas löner, så kan du i alla fall se till att de inte ligger ute med företagets pengar. En undersökning som utfördes på uppdrag av Pleo i vintras visar att nästan hälften (46 procent) av svenska tjänstemän känner sig oroliga över att inte bli återbetalda för privata utlägg. Samma undersökning visar också att drygt varannan svensk (49 procent) som inväntar återbetalning av utlägg behöver vänta i minst en månad på återbetalning. Detta skapar en oro på företagen som spär på den redan oroliga situationen under en lågkonjunktur.
Arbetsgivare bör därför ta tillfället i akt att implementera en smart lösning för hantering av utlägg som säkerställer att väntetiden för återbetalning är nere, och att hanteringen av företagets utlägg är så smidigt som möjligt. Detta kommer också att innebära att anställda får möjlighet att fokusera på de arbetsuppgifter som verkligen gör skillnad för företaget, i stället för att känna sig stressade över krångliga och tidskrävande processer för att få tillbaka de pengar de lagt ut för företaget.
Sanningen är att ingen av oss vet hur de långtgående effekterna av lågkonjunkturen kommer att se ut. Men genom att utveckla vår hantering av företagets utlägg nu klarar vi inte bara av att ta oss igenom det, utan kommer ut på andra sidan med ett system och en verksamhet som är byggd för framtiden.
Hélène Podsadni Nilsson, chef för Norra Europa på Pleo
