Att administration är tråkigt kommer knappast som en överraskning.
Men nu visar en färsk undersökning precis hur kostsam krånglig administration kan vara för företag. Närmare hälften av företagen spenderar upp till en hel arbetsdag till utläggsrapporter och hos var sjunde har krånglig administration varit så irriterande att det bidragit till att de bytt jobb. Det visar en ny rapport gjord av YouGov, på uppdrag av Pleo.
Upp till en arbetsdag per vecka. Så mycket tid spenderar närmare hälften av svenska företag på utgiftsrapporter. Det innebär nästan fyra arbetsdagar per månad, vilket betyder värdefull arbetstid försvinner åt verksamhet som inte är värdeskapande. Detta kan sammankopplas med det faktum att var sjunde svensk förvärvsarbetare anger krånglig administration som skäl för att byta jobb.
– Den psykologiska kostnaden för krånglig administration är sannolikt ännu större än den ekonomiska. Att behöva ägna timmar åt byråkratiska blanketter för att redovisa ett inköp av fredagsfika till kollegorna bygger inte direkt ditt varumärke som arbetsgivare. Därför är jag långt ifrån förvånad över att var sjunde svensk förvärvsarbetare anger krånglig administration som skäl till att byta jobb, säger Sebastian Klintberg, Sverigechef för Pleo.
Ett annat problem är hur utläggen sker. Hela 92 procent av respondenterna angav att de tvingats göra utlägg på jobbet för privata pengar.
– I princip alla respondenter har någon gång själva lagt ut pengar för inköp på jobbet. Med tanke på hur mycket tid det tar att beskriva utlägget i en rapport senare kanske en del av dem tycker det är värt att bjuda kollegorna på fikat av egna pengar framför att drunkna i administration senare, fortsätter Sebastian.
Mindre än hälften av medarbetarna i studien hade tillgång till ett företagskort, vilket indikerar centraliserade inköp. Samtidigt förväntas hela sexton procent av anställda att betala för utlägg på jobbet med egna pengar.
– Förutom den faktiska arbetstiden som försvinner känner medarbetare att de inte riktigt har ledningens förtroende. Jag brukar säga att om någon litar så mycket på en person att denne får anställning, vilket kostar tiotusentals kronor varje månad, är det konstigt att samma person ska genomföra en mindre deklaration för att berätta hur hen har använt ett par hundralappar för att köpa bullar till fredagsmötet, fortsätter Klintberg.
Idag är det inte mer än 24 procent av respondenterna som uppger att deras utläggsprocess är helt digitaliserad. Således har Sverige som ofta beskrivs som ett föregångsland inom IT och teknik fortfarande en bit kvar att gå.
– Hantering av inköp på jobbet är en av de sista kvarlevorna från en analog värld. När många företag nu kämpar för sin överlevnad känns det extra onödigt att spilla tid på administration. Rent tekniskt skulle utläggshantering och annan administration ske i det närmaste automatiskt, säger Sebastian Klintberg.
