En ny europeisk undersökning från SAP Concur visar att hela 56 procent sällan eller aldrig har med milersättningen i godkännandeprocessen.
Magnus Khysing, Nordenchef för SAP Concur,
Trots att Sverige är det flitigaste landet i Europa med att begära milersättning (36 procent) är administrationen ineffektiv och kostar svenska företag och organisationer stora pengar i minskad produktivitet varje år.
– Företag i Europa lägger miljoner på att betala ut milersättning varje år. Trots det är osäkerheten stor om siffrorna i redovisningen verkligen stämmer eftersom man ofta använder manuella rutiner. I Sverige ligger vi hyfsat till, men med ökad användning av enkla digitala verktyg ska varken företag eller politiker behöva hamna i blåsväder för att de inte har koll på sina resor och kvitton, säger Magnus Khysing, Nordenchef för SAP Concur, en världsledande leverantör av system för utlägg, reseräkningar och fakturahantering.
Den nya studien omfattar 1130 anställda i Europa med ansvar för att attestera reseräkningar.
Den visar att under förra året begärde den genomsnittliga europeiska affärsresenären ersättning för 318 mil, vilket utgör en ansenlig summa bara i utbetalningar. När osäkerheten är stor om siffrornas riktighet, innebär det att företag potentiellt både betalar ut ersättning för alltför många mil och även lämnar dörren öppen för bedrägeri.
Endast 13 procent av respondenterna granskade riktigheten “ofta” och 31 procent gjorde det ”då och då”. Dessutom ansåg endast 29 procent sig vara övertygade om riktigheten i sina uppgifter. 54 procent kunde bara beskriva sig själva som “ganska” övertygade och 17 procent var antingen “sådär” eller inte övertygade alls.
Milersättning också en fråga om medarbetarnas säkerhet
– Företagen förlorar så klart stora pengar och dessutom är detta en säkerhetsrisk -en så kallad Duty of Care-fråga. Varje gång som en medarbetare reser i jobbet har arbetsgivaren skyldighet att förutsäga vilka risker som finns och även ha beredskap för dessa. Att förstå hur många mil en medarbetare verkligen kör är mer än att bara kunna se vart pengarna tar vägen och att rationalisera administrationen. Det handlar om människor. Företag behöver integrera antalet körda mil i helhetsbilden för att vara säkra på att de har medarbetarnas bästa för ögonen. Vår undersökning visar att det inte går till så i dagsläget, säger Magnus Khysing.
Undersökningen visar också att man i hög grad förlitar sig på omoderna manuella processer vid redovisning av utlägg.
75 procent redovisar milersättningen under arbetstid, men endast 16 procent avslutar och skickar in milersättningen för attest på mindre än en dag. För 58 procent tar det 1-6 dagar och för 15 procent tar det en vecka. Den tid som det tar och annan ineffektivitet i samband med denna process beror antagligen på att 83 procent av företagen använder pappersbaserade processer. 52 procent använder ett speciellt formulär och 32 procent förlitar sig på olika kalkylark. Endast en tredjedel (34 procent) har tillgång till ett online eller webbverktyg.
– I Sverige är vi ordentliga och noggranna med redovisningen, men enligt undersökningen tar det stor del av produktiv arbetstid för företag som ännu inte har digitaliserat sin process. Vad som är tydligt i den här undersökningen är att körda mil är ett stort mörkertal, som hindrar produktiviteten och att företag saknar de verktyg som behövs för att ha kunskap om milersättningar, förstå inverkan från den mänskliga faktorn och hur allt hänger samman. För att lösa dessa utmaningar behöver företagen automatisera sina rutiner och ha digitala lösningar som underlättar för de anställda att redovisa milersättning och för företagsledningen att få fakta för bättre beslut. Vi svenskar anammar snabbt olika online-lösningar och det är bra för vår konkurrenskraft, avslutar Magnus Khysing.
Några resultat från undersökningen:
- Det flitigaste landet i fråga om att begära milersättning är Sverige (36 procent) följt av Frankrike (28 procent) och på tredje plats Tyskland (5 procent).
- Trots detta var Tyskland det land som litade mest på sina utgiftssiffror, följt av Frankrike på andra plats.
- I Finland har man den mest avspända inställningen till milersättning – 84 procent redovisar sällan eller aldrig milersättning och är minst benägna att ofta analysera milersättningen.
- Finland och Sverige är de länder som är mest benägna att använda online-verktyg eller portaler. Men det är Storbritannien som har högst andel respondenter (23 procent) som påstår att de kan göra sin redovisning för milersättning samma dag.
- Tyskland är det land som är mest benäget att utforma ett speciellt formulär för processen med att redovisa milersättning och minst benäget att skicka dessa för attest via en onlineportal. Medan utlägg inte redovisas regelbundet, är Tyskland det land som har högst säkerhet vad gäller milsiffrornas riktighet.
