Redan den 3 oktober hade 96% av Assistans i Balans assistenter, c:a 600, signerat sina tidsredovisningar i Aiai med BankID.
Jessica Molin, verksamhetsansvarig, Assistans i Balans
– Vi var mäkta förvånande över hur smidigt och snabbt inskick av tidsredovisning och signering av BankID gick, berättar Jessica Molin, verksamhetsansvarig på Assistans i Balans.
Assistans i Balans är ett av alla företag som redan 1 oktober 2016 använt de nya funktionerna i Aiai för BankID-signering och filöverföring av tidsredovisningar till Försäkringskassan. En del av framgångskonceptet har varit att tidigt, kontinuerligt och upprepat informera alla inom organisationen om Försäkringskassans förändringar. Det i syfte att skapa medvetenhet och verkligen beskriva vad förändringen till efterskottsbetalning och den nya hanteringen av tidsredovisning innebär i praktiken för var och en (kund, anställd och företaget).
– Vi har tagit till oss av den information som Kaustik försett oss med men även deltagit på flera seminarier som hållits gemensamt med Kaustik, Försäkringskassan och Grant Thornton, berättar Jessica Molin.
– Vi har alltid arbetat aktivt med att slimma våra rutiner och processer. En fördel med efterskottsbetalning och filöverföringen till Försäkringskassan är att vi nu tvingats fortsätta effektivisera stora delar av löneprocessen. Vi är nu väldigt noggranna med att direkt genomföra schemaändringar i Aiai, direkt signera/godkänna tidsredovisning i Aiai, blixtsnabbt producera räkning (FK3057) i Aiai och maila till vår kund för underskrift mm. Det har sammantaget resulterat i reella tidsvinster för hela lönehanteringen, berättar Jessica Molin.
Jessicas viktigaste råd mot lyckad lansering och ändring av rutiner;
- Kommunikation – Var övertydlig och styrande i kommunikationen som verksamhetschef och arbetsledare. Motivera förändringen och dess betydelse.
- Tydlighet – Förändringen gäller alla och ingen är undantagen. Det är tvingat att signera med BankID.
- Förberedelse – Börja i tid. Skapa utrymme för registervård, dvs uppdatera kontaktuppgifter för varje assistent så att eventuella påminnelse av signering kommer rätt. Alla anställda ska använda Aiais funktion ”Testa BankID”.
- Informera – Assistenter möts av en ny signeringsruta innehållande all information som tidsredovisningen (FK3059) omfattar. Informera även att det endast är FK-tiden (ofta färre antal än totalt arbetade timmar) som signeras mot Försäkringskassan.
- Snabb med påminnelser – Utse person och avsätt tid för att påminna de assistenter som inte redan första dagen signerat tidsredovisningen.
- Support – Utse personer som alltid är tillgängliga för assistenter och arbetsledare att hjälpa till då behov uppstår.
- Uppmuntran – Var inte sen att ge beröm då de nya rutinerna sitter!
–Det har varit lätt att motivera användande av BankID för våra assistenter. Det blir på något sätt mer proffsigt, en slags kvalitetsstämpel. Men utan våra duktiga medarbetare på kontoret hade det aldrig varit möjligt, avslutar Jessica Molin.
