Ingen skulle få för sig att använda miniräknaren för att spara telefonnummer, skriva minnesanteckningar eller sköta sociala relationer.
Men trots att lönesystem i själva verket är avancerade miniräknare är det fortfarande många företag som använder dem för att spara HR-Masterdata, något som kan få negativa konsekvenser på många plan.
Jobbar på i samma gamla hjulspår
Att använda sig av HR-system för att administrera sina anställda är något som har blivit allt vanligare de senaste åren. Trots det visar en undersökning som Simployer har gjort bland 212 svenska företag i olika storlekar, att hela 63 procent fortfarande använder lönesystemet som källa till sin HR-Masterdata.
– Historiskt sett har det egentligen inte funnits några tydliga alternativ till att ha lönesystemet för att samla uppgifter om de anställda, säger Jules Olivier, product manager på Simployer.
– Lönesystemet har funnits där, det används regelbundet och har blivit den naturliga källan att använda.
Löneavdelningen lägger tid på ”fel” saker
Problemet är bara att lönesystemet inte är byggt för att användas som källa för HR-Masterdata. Något som för med sig en hel del problem, inte minst skapar det onödigt merarbete för medarbetarna på löneavdelningen. Eftersom det är ett system som enbart ett fåtal personer ska ha tillgång till av sekretesskäl får andra medarbetare och chefer inte gå in i systemet själva. Det gör till exempel uppdatering av adressuppgifter onödigt knöligt.
– Man får helt enkelt fråga sig om de som jobbar på löneavdelningen ska få jobba med att hantera lön, eller om de ska lägga sin tid på att uppdatera adressuppgifter eller skriva ut rapporter åt chefer som behöver information om de anställda, konstaterar Mirja Lenes, lön/HR-expert på Simployer.
Inte gjort för att hantera mänskliga relationer!
Använder man istället ett HR-system är det systemet byggt från början för att hantera hela medarbetarresan och för att se till att rätt person har tillgång till rätt uppgifter.
– Både lönesystemet och HR-systemet är jättebra system, men de är skapade för helt olika uppgifter, säger Jules Olivier.
– Lite klyschigt kan man säga att lönesystemet är en fantastisk miniräknare, men det är inte gjort för att hantera mänskliga relationer. Stöd för utvecklingssamtal, ledighetsansökningar, anställningshistorik och andra processer som rör relationen mellan företag och anställda, det sköter man mycket enklare och säkrare i ett system som faktiskt är skapat för just det.
Rätt sak på rätt plats
I en undersökning som Simployer har gjort bland 212 svenska företag i olika storlekar, ser vi att hela 63 procent fortfarande använder lönesystemet som källa till sin HR-Masterdata.
– Att fortsätta att använda lönesystemet måste inte vara en dålig idé om det är ett mindre företag där en person står för allt från lönehantering till HR-funktion, marknadsföring och lagerhantering, påpekar Mirja Lenes
– Men, är man ett något större företag är det verkligen en god idé att fundera på vilken data man egentligen har om sina anställda, var man sparar den och varför, så att man är säker på att man har rätt sak på rätt plats.
Undersökningen visar också att 50 procent av företagen upplever att deras nuvarande lösning för att samla HR-Masterdata inte möter GDPR-kraven, och drygt 60 procent av företagen med mellan 50 och 250 anställda anger att man planerar att byta huvudsystem för HR-Masterdata.
Fel information kan ge juridiska konsekvenser
Att använda lönesystemet som källa till HR-Masterdata är nämligen förknippat med en rad risker.
– Lönesystemet innehåller mycket känslig information som enbart de som jobbar med lönehantering bör ha tillgång till, säger Mirja Lenes.
– Men HR-data, till exempel någons adress eller kontaktuppgifter till närmast anhörig, kan fler behöva kunna komma åt. Risken om man använder lönesystemet är att känslig information hamnar fel, eller att ingen får den information de behöver.
Dessutom kan användaren ofta skriva in fritext-information i lönesystemet.
– Då måste man som högsta chef lita stenhårt på att de som administrerar systemet vet exakt vad de får och inte får skriva in, säger Jules Olivier.
– Annars är risken att de börjar ange allt från skostorlek till fackföreningstillhörighet, och det kan i vissa fall leda till juridiska konsekvenser för företaget.
Text: Karin Aase
