För sent betalda fakturor är en gammal sanning som inte fått någon ny lösning.
Olle Andersson, Product Manager, OpusCapita
Enligt en ny undersökning vi låtit Sifo göra bland femhundra IT-chefer och beslutsfattare i Sverige, drabbas ett av fyra svenska företag regelbundet av försenade betalningar. En siffra vi måste ta på allvar.
Eftersom kassaflödet är centralt i många företag kan längre kredittider utnyttjas av företag genom att i princip systematiskt betala sina leverantörer för sent. På så vis ”lånar” företagen pengar av sina leverantörer. Det gör man ofta gratis, eftersom en majoritet av leverantörerna enligt undersökningen, inte har genomarbetade rutiner för krav- och inkassohantering. Därför debiteras inte heller dröjsmålsränta och påminnelseavgifter.
Men problemen är djupare och mänskligare än så.
Försenade betalningar och bristen på tydliga rutiner för krav- och inkassohantering, ökar inte bara kreditrisken och binder kapital, det orsakar stress bland medarbetarna och skapar interna konflikter på företagen. Det är mer än dubbelt så vanligt för medarbetare på företag som inte konsekvent kräver in obetalda fakturor att uppleva oro och stress, än bland medarbetarna på företag som konsekvent och systematiskt kräver betalning av obetalda fakturor.
Att bibehålla en bra kundrelation är givetvis otroligt viktigt. Men vi måste våga fråga oss om det är rimligt att binda upp kapital eller acceptera en kreditrisk, på grund av rädslan att skada kundrelationen. Få av oss tror jag skulle acceptera att vara den person som ständigt betalar restaurangnotan när vi äter med våra vänner, som en förutsättning för att bli bjuden nästa gång.
Det handlar i grund och botten om att upprätthålla en god affärsrelation.
Konsekventa rutiner för att hantera fakturerings-, krav- och inkassorutiner skapar på ett naturligt sätt en förståelse och ömsesidig respekt för att upprätthålla gällande avtal. I en sådan relation byggd på konsekvens och transparens, kan exempelvis en påminnelse ses som en tjänst snarare än något som riskerar att försämra affärsrelationen.
Vi verkar leva i villfarelsen att kundrelationer påverkas negativt när vi som företag kräver våra kunder på uteblivna betalningar.
I undersökningen svarar nio av tio att de föredrar hårdare rutiner för faktura-, krav- och inkassohantering. Ett tydligt tecken på att svenska företag behöver förankra idén och belysa vikten av ett system för krav – och inkassohantering i den egna organisationen.
Under de närmaste åren kommer krav- och inkassorutiner genomgå en liknande omvandling som försäljning och marknadsföring har upplevt det senaste decenniet. Digitalisering och automatisering förbättrar kontroll och kvalitet samtidigt som det ger betydande produktivitetsförbättringar, sparar pengar och ger nöjdare kunder.
Förändringshastigheten är enorm idag, därför tror jag också att vi måste våga investera i ny teknik och internt kommunicera varför vi gör det, även om vi i dagsläget inte vet exakt vad den kommer leda till.
Några konkreta råd för att skapa en smart process för krav- och inkassohantering
- Jobba aktivt för att minimera antalet dagar mellan faktura och betalning
- Upprätta rutiner som tar hänsyn till kundens betalningshistorik vid fakturering och inkasso
- Systematisera processen för att undvika manuell hantering
- Fakturor och inkassokrav utformas utifrån hur företag vill uppfattas av sina kunder
- Ta reda på hur fakturering och inkasso hanteras av företagets kunder
- Minimera dina räntekostnader
- Använd olika fakturerings-, krav- och inkassorutiner för olika kunder och segment
- Använd en tjänst för kundreskontra
//Olle Andersson, Product Manager, OpusCapita
