Snigelpost, e-post eller app?
Hur föredrar du och dina kollegor att ta del av era viktiga papper?
Allt fler väljer nu de senaste digitala lösningarna för allt från räkningar till myndighetspost – och lönebesked från arbetsgivaren.
Men vilka är egentligen fördelarna med lönespecifikationer i mobilen eller via en digital brevlåda? Flex guidar dig!
En GDPR-säker lösning
Att skicka lönebesked via e-post kan visserligen tyckas praktiskt, men vad säger egentligen regelverket? Jo, eftersom en lönespecifikation vanligtvis innehåller namn, adress och personnummer omfattas den av GDPR och ska behandlas på samma sätt som andra personuppgifter. I vissa fall kan lönespecifikationen också innehålla information om den anställdes sjukfrånvaro och fackligt medlemskap – uppgifter som betraktas som extra känsliga.
När det gäller lönespecifikationer som innehåller denna typ av känsliga personuppgifter är det extra viktigt att arbetsgivaren iakttar försiktighet och använder säkra distributionskanaler. Att skicka känsliga uppgifter via vanlig, okrypterad mejl betraktas exempelvis inte som en säker kanal, eftersom risken för obehörig åtkomst är stor. Istället bör lönespecifikationerna skyddas med någon typ av personlig inloggning.
Lönespecifikationer via e-post – OK eller inte? Läs mer hos Integritetsskyddsmyndigheten.
Idag finns det flera olika digitala lösningar som du som arbetsgivare kan använda dig av för att uppfylla GDPR-kraven. Många väljer exempelvis att publicera lönespecifikationerna via ett personalsystem/lönesystem – antingen via webben eller en tillhörande app om medarbetarna föredrar det. Ett annat populärt alternativ är den digitala brevlådan Kivra där de anställda enkelt kommer åt sina lönebesked tillsammans med övrig post från Skatteverket, Försäkringskassan och andra anslutna myndigheter och företag – allt samlat på ett ställe.
Gör dig poppis bland medarbetarna…
Lönespecifikationer i mobilen eller på webben är med andra ord ett GDPR-säkert val. Men listan över fördelar tar definitivt inte slut där.
Den mest uppenbara vinsten för medarbetarna är förstås att de kommer åt sin lönespecifikation snabbt och smidigt – i vilken enhet som helst och var de än befinner sig. När ett nytt lönebesked har publicerats får de en notis och kan direkt logga in med sitt bank-ID eller lösenord och kontrollera att alla löne- och skatteuppgifter stämmer. De får också snabbt en överblick över månadens alla saldon och händelser, såsom frånvaro, komptimmar, flextimmar och semesterdagar. Klart och tydligt för medarbetaren och färre frågor till löneavdelningen!
Ytterligare en smart grej med lönespecifikationer i mobilen eller på webben är att du som medarbetare har allt samlat på ett överskådligt sätt och enkelt kan söka i din historik. Använder ni den digitala brevlådan Kivra kommer du dessutom smidigt åt alla dina tidigare lönespecifikationer även om du skulle byta arbetsgivare.
… och hos löneavdelningen
Att ta fram och distribuera lönespecifikationerna manuellt kan lätt bli en krånglig, kostsam och tidskrävande historia för löneavdelningen. Ett smartare alternativ är att istället använda en app eller digital brevlåda med direktkoppling till ert lönesystem. Med ett knapptryck kan era löneadministratörer då publicera lönebeskeden till alla anställda på en gång – och slipper både papperskrångel, handpåläggning och portokostnader.
Kanske är det här med miljö, klimat och hållbarhet något som står högt på ditt företags agenda? Även denna aspekt är ytterligare ett starkt argument att satsa på lönespecifikationer via en digital kanal, eftersom ni slipper resursslukare som pappersutskrifter, kuvert och postgång.
För att sammanfatta: därför är lönespecifikationer i mobilen ett smart val
- Som medarbetare kommer du åt din lönespecifikation var du än befinner dig. Du får en notis när ett nytt lönebesked finns tillgängligt, kan direkt gå in och kontrollera dina uppgifter och återkoppla om något skulle se felaktigt ut. Arbetsgivaren kan sedan i god tid rätta till eventuella felaktigheter innan månadens rapportering till Skatteverket ska ske.
- Ni får tillgång till ett smart digitalt arkiv med alla tidigare specifikationer samlade på ett och samma ställe. Om ni använder Kivra har ni dem även tillsammans med alla era andra ”viktiga papper”.
- Ni undviker att skicka känsliga uppgifter via mejl, vilket gör det till ett tryggt och säkert val ur GDPR-synpunkt. Inloggningen sker via personligt lösenord eller bank-ID och all data är krypterad och säkert lagrad.
- Löneavdelningen får en trevligare och smidigare vardag – utan papperskrångel, manuella rutiner och portokostnader. I ett k(l)ick skickar du ut lönespecarna till alla anställda samtidigt.
- Ni får en pappersfri och därmed (klimat)smart hantering.
Vill ditt företag också komma igång med lönespecifikationer i mobilen?
Är det dags för en smartare och säkrare hantering av era lönespecifikationer? I vårt webbaserade lönesystem Flex HRM Payroll kan du och dina medarbetare ta del av era lönebesked via systemets startsida, via appen Flex HRM Mobile eller via den digitala brevlådan Kivra – välj det alternativ som passar er!
