Om användarna ska gilla och skapa värde från de affärssystem man använder måste det vara roligt att använda dem.
Mike Ettling, vd för Unit4
Det uppnås genom att utgå från människor när systemen utformas, skriver Mike Ettling, vd för Unit4.
Det kanske låter lite klichéaktigt att säga att det är människorna som skapar företaget. Men klichéer brukar komma från sanningar, och detta uttalande är verkligen inget undantag.
Det är medarbetarna gör företaget och verksamheten framgångsrikt – om inte medarbetarkulturen är på plats så spelar det ingen roll vilka andra resurser som är på plats. Däremot behöver såklart verktygen och tekniken fungera väl för att ge en bästa utväxlingen från medarbetarresurserna och även svara mot kunders och partners förväntningar och behov.
När det handlar om design av affärssystem och liknande är det inte tradition att utgå ifrån människor. I stället har man utgått från nästan allt annat, som pengar, transaktioner, tidsenheter, produkter, tjänster, värdekedjor, logistik, processer, inventarier – det är mot dessa som systemen har utvecklats och det mot dessa dimensioner som systemen har optimerats. Det här gäller även för HR-system, som man tycker borde utgå från människorna i första rummet.
Våra värderingar styr oss på Unit4 och hjälper oss att utvärdera alternativ och fatta rätt beslut. En av våra grundvärderingar är att vi alltid har fokus på människan först och främst. Ett fokus vi har både internt och externt.
Hur kan då ”humaniseringen” av administrativa system genomföras? Svaret är att det krävs flera, parallella insatser.
Här är tre saker vi behöver tänka mer på.
- Användarupplevelsen, eller UX som den ofta benämnas. Den är många gånger eftersatt – vilket gör att man inte får ut vad man önskar av systemet. Om ett affärssystem ändras så att det fungerar något mer som de populära sociala plattformar vi är vana att engagera oss i andra sammanhang, i stället för att visa trista formulär, så är man på rätt väg. Systemen behöver ge belöningar för användaren, även i det lilla och i vardagen. System som kan hjälpa användarna att tänka ett steg vidare. Våga använda mer utmanande design!
- Vilka funktioner som finns i systemen. Här krävs det kreativt tänkande, smart design och nya tekniska lösningar, som massiva arbetsinsatser under utvecklingsarbetet. Nyckeln till framgång är att lyfta fram funktionalitet som stärker medarbetarnas känsla och bidrar till att skapa meningsfullhet och som kan bidra till lust och välbefinnande. Ingenting kan så bra sänka ett engagemang som en plattform som inte ger något tillbaka och där hanteringen känns orimligt komplicerad. Nu är vi alla olika och på så sätt varierar behoven, men ett gränssnitt som ger användaren möjlighet att snabbt rapportera någon hantering som har utvecklingspotential precis när man arbetar med momentet.
- Var funktionerna finns tillgängliga, var information som hör till dem visas och vilken information som väljs för visning. Att öka fokus på människor i applikationer kan säkerligen ofta upplevas som kontraproduktivt. Om man vill att även den mest kallhamrade revisorstypen på företaget ska bry sig mer om sina kollegors välbefinnande, så bör man kanske exponera information om hur det står till med folk även för den personen. Kanske inte mitt under bokföringsarbetet, men någonstans, i någon applikation som personen använder.
Att göra sådana här förändringar av applikationer kräver mycket arbete med omdesign av dem. Det gäller framför allt äldre, så kallade legacy, applikationer. Det är nog svårt ändå att lyfta in många äldre applikationer i nya IT-miljöer, eller att ersätta dem helt.
Även om vi på Unit4 fokuserar på människors upplevelser av våra applikationer är vi väl medvetna om att det krävs tekniskt nytänkande för att förändra applikationerna. Men vi får inte glömma att de två faktorerna, teknik och fokus på människor, hänger ihop.
