När företaget växer behöver man se över sina HR-processer.
Med Kontek HRM Employee fick logistikföretaget JATA Cargo AB i Malmö ett smidigt verktyg.
JATA Cargo AB är en oberoende aktör i transportbranschen, som förmedlar frakttjänster av alla slag med bil, båt eller flyg åt sina kunder. VD Fredrik Persson och ekonomi-/HR-ansvariga Jessica Wulff har båda arbetat på företaget i elva år och sett hur det vuxit. Fram till 2014 var man sex personer, men sedan dess har företaget utökats med 1-2 nya personer per år. Idag är de 14 anställda.
– Det är en av anledningarna till att vi bestämde oss för att satsa på Kontek HRM Employee. Det behövs ett HR-system när man är i expansion, säger Jessica Wulff.
Flexibelt med molntjänst
JATA Cargo har använt lönesystemet Kontek Lön i många år. Från början arbetade de i Konteks Windowslösning, men sedan 2019 är det molntjänsten som gäller.
– Vi hade pratat om att bli mer moderna och gå över till molntjänst för de program vi använder, förklarar Jessica Wulff.
Fredrik Persson, vd och Jessica Wulff, ekonomi-/HR-ansvarig på JATA Cargo
Hon och Fredrik Persson har de senaste åren arbetat för att identifiera vilka av företagets samtliga processer som skulle kunna digitaliseras, automatiseras och effektiviseras. På JATA Cargo arbetar man till exempel i system för spedition och säljstöd. Under arbetet väcktes frågan: är det inte dags att lämna manuell hantering även för HR-frågor som ledighet, frånvaro och lönerevisioner? De satsade på Konteks HR-system Kontek HRM Employee och från 1 januari 2023 är det implementerat och igång.
Ordning med Personalhandbok
Både hon och Fredrik Persson ser en stor fördel i att all information som rör de anställda nu finns samlat och tillgängligt på ett och samma ställe i Kontek HRM Employee. Första åtgärden var att skapa en Personalhandbok.
– Man ska ju kunna lite om allt när man är ett litet företag, men ibland är det bra med expertkunskap. Vi tog hjälp av Kontek för att göra vår Personalhandbok så att allt skulle bli rätt, säger Jessica Wulff.
– Det är viktigt att följa lagar och regler – och sen kan vi fylla på med våra rutiner för hur vi arbetar. Nu har vi ett bra verktyg. När vi har en nyanställd är det jättebra att kunna visa den, säger Fredrik Persson.
Personalhandboken gjordes under 2022, men redan i januari 2023 gjordes den första revideringen. En personalhandbok ska ju vara ett levande dokument, som uppdateras årligen för att all information ska vara korrekt.
Nya rutiner
Näst på tur står att börja använda andra delar av Kontek HRM Employee, som HR-dokumentation och formulär för medarbetarsamtal samt att introducera nästa nyhet, tidrapporteringssystemet Kontek HRM Time. Så länge JATA Cargo bestod av en liten grupp var det enkelt att hålla reda på tidrapporteringen. Alla arbetade samma tider och var på plats på kontoret, men efter coronapandemin kan man jobba hemifrån och antalet anställda är dessutom fler.
– Vi vill ju förändra vårt arbetssätt för att få bättre rutiner för både löne- och HR-processen, säger Fredrik Persson. Vi sparar arbetstid och kan lägga vår tid på rätt saker i stället.
