Konsten att digitalisera blanketter

Rationalisering handlar om att spara pengar och man börjar därför där det finns mest pengar att spara.

Det gäller förstås också blanketter.

Samma resonemang har också styrt digitaliseringen av signerade dokument – fokus har legat på de stora värdena.

Till vardags är det fortfarande mycket mer regel än undantag att vi skriver under en blankett med penna. Slutsatsen är att det ännu återstår oräkneliga dokument som kan digitaliseras och signeras digitalt. Vi kan börja med skolorna, som fortsätter skicka hem blanketter för föräldrarna att skriva under, detta trots att skolorna idag som regel har en väl utbyggd webbplattform som alla inblandade använder.

Redan att ta mellansteget och erbjuda ifyllbara PDF-blanketter är ett sätt att göra hanteringen effektivare. Men hur ”digital” är en blankett egentligen, om den först skrivs ut för att sedan skannas in igen efter ifyllnad och underskrift? Även om fakturaskanning idag verkar omodernt är det fortfarande en jätteverksamhet. Du behöver inte vara expert för att inse att det kunde göras enklare.

Vilka blanketter ska vi digitalisera?

Det är förstås klokt att ta hjälp av experter när ni ska bygga lösningar för digital dokumenthantering, men det blir heller inte bra om verksamhetens folk står vid sidan av. De behöver engageras för att se både var problemen och potentialen finns. Medarbetarna kan själva svara på frågor som: vilka blanketter kan vi digitalisera? Och: I vilken ordning ska vi göra det?

Här är några råd och frågor som hjälper er att hitta de mest lämpliga blanketterna och prioritera rätt i arbetet med digitalisering:

• Sök igenom intranätet och hitta Word- och PDF-filer som är avsedda för att fyllas i och skickas vidare.
• Ta reda på vilka dokument som skannas in. Varje gång du skannar in en blankett för att kunna mejla den vidare så har du att göra med en pappersblankett som troligen borde digitaliseras.
• Kartlägg organisationen och vilka formulär som olika avdelningar använder och begär in. Vilka är fortfarande på papper?
• Var har ni problem med dålig kvalitet och fel på data som kommer in? En god del av vinsten med elektroniska blanketter ligger i att det blir svårare att göra fel. Med enkla kontroller i smarta formulär förebygger ni potentiellt kostsamma skrivfel.
• Vilka dokument sparar ni i pappersarkiv? Att spårbarhet, sökmöjligheter och arkivering underlättas är avgörande fördelar med digitala blanketter. I ett digitaliseringsprojekt är det därför naturligt att prioritera dokument som inte är av engångstyp utan behöver sparas.
• Vilka brister finns hos blanketter som ni använder idag? Digitala blanketter erbjuder många fler funktioner och bättre möjligheter, till exempel när det gäller bilder, signering och positionering via GPS.
• Har ni blanketter där mycket av informationen som fylls i återkommer? Elektroniska malldokument kan spara mycket tid. Data som återkommer behöver bara skrivas in en gång.
• Matar ni in handskrivna uppgifter från papper i era system? Digitala blanketter kan integreras med olika applikationer och verksamhetssystem. Det möjliggör automatisering av många tidigare manuella rutiner.
• Har ni pappersblanketter som är svåra att använda? Det kan exempelvis vara svårt att veta vilka fält som kan lämnas tomma. Digitala blanketter är mer anpassningsbara. Det går snabbt att skapa och skräddarsy formulär för särskilda och tillfälliga behov.
• Riskerar ni att blanketter med viktigt data försvinner? En ifylld pappersblankett existerar i ett unikt exemplar vilket gör den sårbar. En digital blankett blir mindre sårbar då den sparas, säkerhetskopieras och inte bara kan tappas bort.

Vi på Assently möter ofta organisationer som i stort har en väl utvecklad IT-miljö men där det saknas en avgörande komponent i ett digitalt dokumentflöde: möjligheten att ta emot digitala signaturer. Vi kan då visa att det är ett hinder som det är förvånande enkelt att övervinna, för vilket företag som helst, lika väl som för skolorna.