Under sommaren, när flera styrelsemedlemmar är på semester, kan det vara svårt att få till ett styrelsemöte för att fatta nödvändiga beslut.
Hur bör styrelsen agera när en situation kräver ett beslut även under semestertider?
Styrelsens sammanträden och beslutsförhet
Av 7 kap. 19 § lagen om ekonomiska föreningar (LEF) framgår att styrelsens ordförande ska se till att sammanträden hålls när det behövs. Styrelsen ska dessutom alltid sammankallas om en ledamot begär det.
Styrelsen i en bostadsrättsförening ska alltså sammanträda när behov föreligger eller på begäran av en ledamot. För att vara beslutsför krävs att mer än hälften av styrelsens ledamöter (eller det högre antal som eventuellt anges i stadgarna) är närvarande. Samtliga ledamöter ska, så långt det är möjligt, ges tillfälle att delta i behandlingen av ärendet och ha tillgång till ett tillfredsställande beslutsunderlag enligt 7 kap. 21 § LEF.
Per capsulam-beslut
Om ett brådskande ärende uppstår mellan ordinarie möten, till exempel under semestertider, kan styrelsen fatta beslut per capsulam. Det innebär att ett beslut fattas utan att ett fysiskt möte hålls. Exempelvis kan det gälla ett medlemskapsärende som inte kan vänta, eller andra brådskande frågor inom styrelsens befogenhet.
Per capsulam-beslut ska användas sparsamt och inte ersätta ordinarie styrelsemöten. Alla styrelseledamöter måste vara överens om att beslut kan fattas på detta sätt. Det finns inga särskilda formkrav, beslutet kan dokumenteras skriftligt och cirkuleras för underskrift, eller fattas via telefon eller e-post om det är praktiskt nödvändigt.
Beslutet ska sedan protokollföras vid nästa styrelsemöte, under en särskild punkt där det anges att beslutet fattats per capsulam. Vid vissa ärenden, som exempelvis medlemskapsprövning, kan styrelsen även delegera beslutet till en eller två ledamöter.
Suppleanters rösträtt vid per capsulam-beslut
Eftersom suppleanter endast har rösträtt vid ordinarie ledamots frånvaro, behöver de inte involveras i ett per capsulam-beslut så länge samtliga ordinarie ledamöter kan delta.
Blogginlägg av HSB
