[KRÖNIKA] På ett företag är det viktigt att ha en fungerande och effektiv möteskultur för att undvika tidskrävande möten där man inte kommer fram till lösningar eller fattar beslut.

Det är inte bara resurskrävande i form av arbetstid för de anställda utan kan även orsaka stress och vara ekonomiskt kostsamt för företaget.

För att skapa en möteskultur som är effektiv kan det vara bra att upprätta några grundpelare som gäller för hela organisationen vid deltagande eller kallelser av möten. Vi har tagit fram några punkter som ni direkt kan applicera på er organisation för att uppnå fler effektiva möten.

Mötet ska inte vara något som själ tid i organisationen
Tvärtom så ska mötet bidra till effektivisering av arbetet. Därför är det viktigt att ställa sig frågan: behöver vi verkligen avsätta tid för ett möte om det här? Det kan exempelvis räcka med att ta en kort avstämning vid skrivbordet för att fatta ett beslut.

Den som kallar till möte är den som driver mötet framåt
Det är den personen som kallar till mötet som måste se till att man hela tiden har fokus på frågan som mötet är ämnat att handla om.  Är man den som kallar till ett möte ska man därför se till att ha en tydlig agenda som man bör presentera vid mötets start eller vid kallelsen. I agendan ska mål och syfte med mötet finnas med och alla inblandade ska därefter samarbeta för att mötets mål är uppnått innan mötestidens slut. Om mötet eventuellt handlar om att spåna idéer är det bättre att boka in en workshop där man plockar fram förslag som man senare ska fatta beslut om. Om samtalen under mötet leder till andra ämnen så måste man försöka få tillbaka mötet på rätt spår genom att vänligt påpeka att det är en viktig punkt som gärna diskuteras men att just nu måste fokus ligga på det som mötet är ämnat för. Föreslå exempelvis att ni pratar lite om det efter mötet istället.

Tänk genom vilka som borde delta på mötet
Du som bjuder in till ett möte bör naturligtvis tänka genom vilka personer som är relevanta för att delta på mötet; men detsamma gäller för den som tackar ja till en kallelse. Ställ dig själv frågan om vad du kan tillföra till mötet, ibland kan det räcka med att du blir informerad i efterhand om vad som sagts och beslutats under mötet. Du som ska delta på ett möte måste också se till att vara förberedd för att underlätta för den som kallat till mötet. Det kan vara att sammanställa statistik, ta med försäljningssiffror eller att ta fram andra dokument och underlag som kan vara relevanta för mötet.

Etikettsregler för ett trevligt möte
För att mötet ska vara så angenämt som möjligt för alla som deltar är det viktigt att alla hjälper till att upprätthålla etikettsregler. Se till att stänga av mobiler och andra uppkopplade enheter på ljudlös eller flygplansläge och lägg bort dem från dig under den tid enheten inte behöver användas. Det är inte trevligt för någon att sitta på ett möte där någon deltagare har sin telefon uppe eller att den konstant ligger och ringer. Känner du att du inte kan lägga bort din telefon eller dator så bör du ställa dig själv frågan om du har tid att delta på mötet.

Man måste gemensamt se till så att man inte avbryter varandra. Låt varje deltagare i mötet tala till punkt och kom sedan med invändningar.

Om ni eftersträvar att följa ovanstående punkter så kommer er organisation få en mer effektiv möteskultur där det krävs färre möten för att fatta interna beslut. 

Lycka till!