Tre representanter för olika kommuner i Sverige delar med sig av viktig erfarenhet av modernisering av ekonomiavdelningar.
De är ense om att molnet är framtiden och att det är viktigt med nya tekniklösningar.
Men de varnar för att lösa problem genom att köpa in nya system. Inventera de system som finns och automatisera flöden är två goda råd.
När årets populära konferens Kommek gick av stapeln tidigare i sommar var det offentliga Sverige, och många av dess leverantörer, på plats. Den 14 augusti hölls seminariet ”Effektiva processer på ekonomiavdelningen med hjälp av modern teknologi”, med medverkan från affärssystemsföretaget Unit4.
Men de verkliga stjärnorna på seminariet kom från verksamheten: Ken Gunnesson, ekonomichef på Ale kommun, Sandra Flodmark, redovisningsansvarig på Höganäs kommun och Tommy Sundström, IT-upphandlare på Värmdö kommun. De hade många intressanta saker att berätta, inte minst om det självklara valet för offentliga verksamheter vad gäller ekonomi- och affärssystem:
– Det är inget snack, kör SaaS. En leverantör som till exempel Unit4 kan fokusera på driften av ett system. Om en kommun ska sköta driften på egen hand behöver man hantera 150 system, säger Tommy Sundström.
Läskigt med molnet i början
Invigning på Kommek
Tommy Sundström påtalar att säkerhetsnivån blir högre när en specialiserad aktör sköter driften för en molntjänst (SaaS), jämfört med att en kommun eller annan offentlig verksamhet ska sköta driften själv. Sandra Flodmark berättar om hur resonemangen kring molnmigrering har gått i Höganäs:
– Vi kör i egen regi, on-prem, men ska migrera till molnet. Först kändes det läskigt, det kändes tryggt att ha egen drift, men vi har ändrat inställning, säger hon.
Under seminariets gång konstaterar man att det här med molnet kanske inte är så nytt egentligen:
– Det är egentligen som en servicebyrå förr i tiden och då var det ingen som tyckte det vara otäckt att lägga ut driften, funderar Ken Gunnesson.
Han sticker också ut hakan och slår fast att han tycker det är roligt med systembyten:
– Det är givande, man lär sig saker av att byta system och tar skutt i hur man jobbar, säger Ken Gunnesson.
Göra mer med färre
Många av resonemangen under seminariet handlar om den grundläggande omständigheten som präglar all offentlig verksamhet:
– Det finns inget val, vi måste få mer gjort med färre personer, säger Tommy Sundström.
För att lyckas krävs det användning av nya tekniklösningar. Men det är inget självändamål att satsa på ny teknik.
– Det finns en tendens att köpa in nya system i stället för att utveckla processer med de system man har. I Ale har vi infört köpstopp för system, tills vi har inventerat de system som vi redan har, berättar Tommy Sundström.
Ett av de största problemen för att utveckla verksamheten på en ekonomiavdelning är att det är svårt att rekrytera personal. Och det är inte alltid som de rekryteringar som görs går smärtfritt.
Det blir bättre
En medlem av publiken tar upp den troligtvis allra mest brännande frågeställningen under seminariet: finns det några exempel på effektivisering som har genomförts:
– Vi hade många gamla system när vi satte i gång vårt förändringsarbete, så vi har fått stor utväxling. Vi har till exempel lyckats lösgöra 20 procent av resurserna för redovisning tack vare automatisering. Ett annat exempel är att våra controllers kan jobba mycket som verksamhetsutvecklare i dag, säger Ken Gunnesson.
– Vi har automatiserat flöden. Ett exempel är att Swishbetalningar automatbokförs, vilket var ett stort manuellt arbete tidigare, avslutar Sandra Flodmark.
