En undersökning från Pleo visar att en majoritet av svenska tjänstemän lägger ut pengar i tjänsten som de aldrig får tillbaka från sin arbetsgivare.
Att ligga ute med pengar åt sin arbetsgivare skapar extra stor oro i dessa ekonomiskt turbulenta tider, och ofta är det något som enkelt kan lösas med rätt teknik.
I en ny undersökning, utförd av Origo Group på uppdrag av fintechföretaget Pleo, uppger mer än hälften svenska tjänstemän, 54 procent, att de varje år gör privata utlägg för sitt företag som de sedan inte kräver tillbaka. Det finns olika anledningar till varför, men krångliga processer och bristande teknik för hantering av utlägg toppar listan.
Anställda vill inte slösa värdefull arbetstid
Undersökningen avslöjar att 63 procent av svenska tjänstemän väljer att inte registrera utlägg på grund av att företaget har allt för tidskrävande processer för utläggshantering, som tar för mycket av deras arbetstid. Ineffektiva system för utläggshantering, med exempelvis fysiska kvitton och företagskort, gör att allt för många väljer att betala ur egen ficka för att slippa lägga tid på administration av sina utlägg.
– I en redan ansträngd ekonomi med såväl inflation, ökade levnadskostnader och en förutspådd recession, bör det ligga i arbetsgivarens intresse att förse sina anställda med den teknik de behöver för att slippa ligga ute med privata pengar, säger Hélène Podsadni Nilsson, Nordenchef på Pleo. Dessutom innebär krångliga och tidskrävande processer att företagets anställda får mindre tid till att utföra sina värdeskapande uppgifter, vilket i sin tur blir en förlust för företaget.
Krångliga processer och förlorade kvitton den främsta utmaningen
Nästan två tredjedelar, 61 procent av svenska tjänstemän svarar att anledningen att de inte redovisat sina utlägg är för att de varken har tid eller energi att göra detta. Även dessa resultat pekar mot att allt för många svenska företag inte ger sina anställda möjligheten att sköta utläggshantering på ett smidigt och användarvänligt sätt.
Dessutom finns det praktiska hinder: 61 procent av respondenterna anger nämligen att borttappade kvitton är anledningen till att de inte kunnat registrera utlägg. Och om företaget kräver fysiska kvitton vid registrering av utlägg, då har de anställda inget annat val än att lägga ut privata pengar, vilket kan leda till missnöje på arbetsplatsen.
– Att i detta i övrigt så digitaliserade samhälle kräva att anställda ska förse företaget med fysiska kvitton gör mig konfunderad, då vi i Sverige annars är så stolta över vår höga användning av smart teknik, säger Hélène Podsadni Nilsson. Tekniken för smidig och digital utläggsredovisning – utan fysiska kvitton – finns ju tillgänglig, och därför är det förvånande att så många svenska arbetsgivare fortfarande kräver att deras anställda ska utföra denna manuella hantering av utlägg.
Svenska företag måste värna om sina anställda
Enligt bland annat Konsumentverket så kommer svenskarnas kostnader att öka rejält under 2023, och detta kan komma att påverka också hanteringen av utlägg på arbetet. Då svenskar inte har råd att ligga ute med pengar åt sina arbetsgivare kan det resultera i att de antingen inte gör de utlägg som skulle behövas för deras arbete, eller att de biter i det sura äpplet och lägger all den tid som krävs på manuell hantering av utlägg för att få tillbaka sina pengar.
Båda dessa scenarion innebär en förlust för företaget. Antingen kan de anställda inte utföra sina uppgifter på ett optimalt sätt, eller så tar omständliga processer tid från arbete som verkligen gör skillnad för företaget. Dessutom kan uteblivna återbetalningar av utlägg resultera i en ekonomisk oro bland de anställda, där de får svårt att betala sina räkningar i slutet på månaden, vilket kan spä på den redan stora ekonomiska oron i samhället.
