Det fjärde steget i Business Empowerment Maturity-modellen innefattar analys av relevant affärsdata, framtagandet av finansiella prognoser och att kunna planera verksamheten mot de strategiska målen.
Detta omfattar allt från styrning av företagets resurser och en differentiering för ökad konkurrenskraft, till budgetering och målstyrning.
Den struktur och effektivitet som vi diskuterade i det föregående steget lägger alltså grunden för det vi nu ska göra. Ett flexibelt system med tillgång till analys i realtid, underlättar arbetet med att skapa träffsäkra prognoser och att utveckla mer effektiva finansiella strategier. Ett bra system ger dig och din verksamhet bästa möjliga förutsättningar att möta kommande utmaningar.
Fokus
Nyckelfaktorerna i detta steg är att förbättra processen för insamling av affärsinformation, det man brukar kalla business intelligence, vilket kan inkludera både den interna informationen och data från omvärlden. Vi ska även maximera vad vi kan få ut av den finansiella analysen och prognostiseringen samt förbättra planeringsprocesserna.
Dessa är givetvis några av de mest grundläggande funktionerna för en CFO, men är inte desto mindre en stor utmaning. Ofta krävs mycket mer än bara några små justeringar och det handlar snarare om att implementera genomgripande förändringar i både organisation, processer och system.
Hinder på vägen
Den vanligaste källan till fel är den vildvuxna floran av felaktig och opålitlig information, avsaknaden av integration mellan system, samt bristen på möjligheter att ta fram ad hoc-analyser. Dessa faktorer samverkar och gör det svårt att ta fram korrekta prognoser och effektiva planer. För att överbrygga svårigheterna krävs en hel del arbete. Även om man har ett bra affärssystem är många företag låsta till standardrapporter och Excel-ark när de ska analysera sin information.
Det ständigt föränderliga regelverket tillsammans med ett dynamiskt affärsklimat är ytterligare två faktorer att ta hänsyn till i detta skede. Tyvärr är de också bland de svåraste att ta kontroll över – moms, valutor, lokal och internationell lagstiftning, förändrade konkurrensvillkor – det finns helt enkelt många olika faktorer som påverkar.
Att gå vidare mot nästa steg
Det finns ett antal hinder som CFO måste ta sig förbi.
- Först måste man ovillkorligen samla in korrekt information. Att använda ett homogent ekonomisystem som i realtid samlar in affärsdata tvärs igenom hela organisationen ger den bästa förutsättningen. Men man måste också se till att det är rätt information som samlas in beroende på vilka frågor man vill ställa i sin analys. Annars kanske man får ut en detaljerad analys av fel saker.
- Därefter måste CFO kunna modifiera, strukturera och visualisera data och rapporter efter behov. Den idealiska lösningen är ett system som kan ge både detaljerade och översiktliga vyer och som kan visa rapporter och analyser i form av grafer, diagram och tabeller. Det underlättar enormt om det finns en kontrollpanel som ger en central överblick över all information och där man kan komma åt all viktig information. Ett mobilt gränssnitt samt en molnbaserad datalagring är också nödvändigt.
- Slutligen, att förstå skillnaden mellan att ha en plan och att planera är avgörande. Planering är den process där man sätter upp mål och utformar strategier för att nå dit och det är en kontinuerlig process. En plan, å andra sidan, är en specifik beskrivning, en ritning för hur man ska implementera sin planering. Planering resulterar i en plan, men en plan kan aldrig vara huggen i sten. Den måste utvecklas när planeringsprocessen kräver det.
