När Svea började utforska möjligheterna med AI automation var målet tydligt: att effektivisera ett administrativt arbetsmoment som länge upplevts som tidskrävande och otacksamt.
Resultatet blev ”Robbie” – en AI-assistent framtagen tillsammans med Zimply – som i dag är en självklar del av verksamheten hos Svea Bank.
Beslutet togs av Ulrika Fornander, affärsområdeschef på Svea Bank, under mellandagarna 2018. Tre månader senare var AI-assistenten i full drift. Uppdraget var att hantera inkommande fakturor med felaktig fakturaadress – ett moment som tidigare krävde omfattande manuell handpåläggning och ofta blev en administrativ flaskhals.
I dag är den tidigare problematiska processen i stort sett helt automatiserad. AI-assistenten, som medarbetarna refererar till som ”Robbie”, arbetar dygnet runt, årets alla dagar. AI-assistenten sparar över 6 000 arbetstimmar per år – och fortsätter att leverera varje dag.
t.v. Malin Blomberg, vd Zimply, t.h. Ulrika Fornander, Affärsområdeschef Svea Bank
Intelligent dokumenthantering i praktiken
Tillsammans med Zimply har Svea Bank utvecklat en AI-baserad lösning som automatiserar hela flödet för fakturor med felaktig adress. Processen kan vid första anblick verka enkel, men innefattar i praktiken flera manuella moment beroende på felkälla och fakturatyp.
Med en volym på cirka 1 500 ärenden per vecka innebar den tidigare hanteringen en betydande administrativ belastning. Fakturor inkom i olika format och krävde manuell sortering, tolkning och vidare hantering. Att snabbt identifiera ärenden, stoppa påminnelser och inkassokrav samt hitta rätt adress och skicka ny faktura var både tidskrävande och resursintensivt.
Zimplys AI-assistent analyserar nu varje inkommande faktura, identifierar vilka åtgärder som krävs och utför dem automatiskt. Därefter rapporterar ”Robbie” vilka åtgärder som har genomförts och vad som eventuellt kräver attest från behörig medarbetare.
Stora vinster – bortom tidsbesparing
Implementeringen av AI-assistenten sparar upp till tio arbetstimmar per dag jämfört med manuell hantering. Men det största värdet sträcker sig längre än så.
– Lösningen har förvandlat en statisk och underhållskrävande process till ett modernt, flexibelt och AI-baserat arbetssätt som både effektiviserar verksamheten och säkrar kvaliteten i leveransen, säger Malin Blomberg, vd på Zimply.
Hon lyfter även vikten av att våga ta första steget:
– Hos Svea Bank blev det tydligt vilken transformativ kraft AI-driven dokumenthantering kan ha. När man vågar börja, sätter tydliga mål och mäter resultat – då skapas verkligt värde som stärker både effektivitet och kvalitet. Det är vår paradgren.
Ulrika Fornander instämmer:
– Jag tänkte att om jag inte provar nu, så kommer jag aldrig göra det. Vi började med en intern arbetsuppgift – fungerade det inte direkt var det ingen katastrof. Det visade sig vara ett toppenbeslut. ”Robbie” är i dag en mycket uppskattad digital medarbetare, och vi har lagt till flera arbetsuppgifter. Samarbetet med Zimply fungerar mycket bra. De förstår våra behov, både nu och framåt – och kanske viktigast av allt, de finns alltid till hands.
