Ett växande bolag betalar idag för CRM, affärssystem, fakturering och en lång rad automationsverktyg.
Ändå sitter välbetalda medarbetare och kopierar siffror från avtal till fakturor för hand. Det är inte digitalisering. Det är en dyr nödlösning, skriver Anders Hamnes, vd och grundare av Oneflow.
Om en ekonomichef sa att varje avdelning fick föra sin egen version av bokföringen i ett kalkylblad skulle hon inte ha jobbet kvar till lunch. Om en säljchef sa att CRM-systemet var frivilligt och att varje säljare kunde ha sin egen kundlista skulle styrelsen undra vad han sysslade med.
Men när det gäller kontrakten, avtalen som avgör vad bolaget faktiskt får betalt, accepterar de flesta företag precis det. Avtalet signeras och arkiveras. Men priset, rabatten, indexklausulen och förnyelsedatumet stannar kvar i dokumentet. För att de ska hamna i CRM-systemet och faktureringen måste någon läsa avtalet och skriva in uppgifterna igen.
Någon för över priset från avtalet till faktureringssystemet. En annan ska komma ihåg att den avtalade prishöjningen gäller från mars. En tredje ska se till att rabatten upphör när avtalet säger att den ska upphöra.
Det är det jag tycker är märkligt. Vi har digitaliserat nästan varje enskild del av den moderna affären, men kopplingen mellan delarna har vi lämnat åt medarbetare som läser, kopierar och klistrar.
Vi har gjort våra anställda till företagets integrationslager. Det är både det dyraste och det mest felbenägna integrationslager som finns.
Tre system, tre sanningar
Fråga ett växande bolag vad de faktiskt har lovat en viss kund. Säljaren har ett svar i CRM-systemet. Ekonomi har ett annat i faktureringen. Avtalet säger något tredje. Ingen vet säkert vilket som stämmer, och ingen har tydligt ansvar för att ta reda på det.
Jag har sett det här i bolag efter bolag, och det är så företag förlorar pengar utan att märka det. Inte genom en stor katastrof, utan genom tusen små läckor: fakturor som inte matchar avtalet, prishöjningar som aldrig tas ut, förnyelsedatum som passerar utan att någon agerar och ändrade villkor som aldrig når systemen som styr verksamheten.
Varje läcka kan verka liten men med många kundavtal blir det stora belopp. Särskilt över tid.
Det här är inte ett administrativt irritationsmoment. Det är intäkter som försvinner, onödigt arbete och risker som ingen ser.
E-signering är inte svaret
”Men vi har ju e-signering” är en invändning jag ofta hör. E-signering har gjort mycket. Den har digitaliserat ett viktigt steg i processen. Men signaturen är ett enda ögonblick i ett avtal som kan löpa i flera år.
Signaturen är inte slutet på avtalet. Den är början. Det är efter signaturen som kunden vill utöka, minska sitt åtagande eller omförhandla, och det är då avtalet ska styra fakturering, förnyelser och uppföljning. Om de ändringarna inte når systemen runt avtalet är processen inte digital. Då har man digitaliserat signeringen och lämnat allt som kommer efter frånkopplat.
Sluta acceptera det
Ett kontrakts resa är pengarnas resa. Ändå är det den del av affären vi hanterar sämst. Det behöver inte vara så.
Ett avtal kan skapas direkt från CRM-systemet och generera fakturan i samma stund som det signeras. En förnyelse kan dyka upp hos kundansvarig innan kunden ens hunnit fundera på att säga upp. Och när ett villkor ändras kan systemen som är beroende av det uppdateras samtidigt.
Tekniken för det här finns redan. Det som inte har kommit ikapp är vårt sätt att tänka kring kontrakt. Och det handlar inte bara om ovilja att förändras. Systemen hänger inte ihop eftersom de byggts i olika tidsåldrar, ägs av olika avdelningar och speglar olika arbetssätt. Fragmenteringen är ärvd, inte vald. Men den går att göra något åt.
Kontrakt ska inte skapa arbete för din verksamhet. De ska arbeta för din verksamhet.
I dag är många företag som ett vackert hus där inget av rummen har dörrar mellan sig. Varje rum är perfekt inrett. Men för att ta sig från ett rum till nästa måste man gå ut, korsa gräsmattan och gå in genom källardörren. Svaret är inte fler människor som går fram och tillbaka. Svaret är att koppla ihop rummen.
Så till alla vd:ar som tycker att deras kontraktsprocess redan är digital, här är ett enkelt test: tänk bort människorna som håller ihop den. Fungerar processen fortfarande? Om inte är den fortfarande manuell.
Människorna är inte problemet. De hör till de mest värdefulla ni har. De ska utveckla affären, inte fungera som API mellan systemen.
Anders Hamnes, vd och grundare, Oneflow
