När Sotenäsbostäder bytte till Akribis ekonomisystem i februari 2024, tog man steget från ett analogt ekonomi- och redovisningsarbete till ett mer eller mindre heldigitalt dito.
Bytet inkluderade en del utmaningar men idag menar ekonomen Annelie Thorén att organisationen kommit långt på sin digitala resa.
– Det har varit en utmaning att få med alla på digitaliseringen och skapa förståelse för varför vi behöver automatisera och effektivisera vårt arbete på det här området. Många behöver anpassa sitt sätt att arbeta, men idag har vi kommit långt på den digitala förändringsresan, säger Annelie.
Upptäckte Akribi hos grannarna
Amanda Hedman (t v) är IT-ansvarig på Sotenäsbostäder och driver digitaliseringen tillsammans med Annelie Thorén på ekonomiavdelningen.
Före februari 2024 var det löpande ekonomi- och redovisningsarbetet på Sotenäsbostäder väldigt analogt, med klassiskt pappersarbete och manuella rutiner i bokföringen. Pappersfakturor ankomstregistrerades med stämpel och kontering, och skickades sedan runt i huset för attestering innan de hamnade i rätt registerpärm.
– Vi förstod ju att vi behövde förändra vårt arbetssätt och ett alternativ var då att gå över till det ekonomisystem som kommunen upphandlat. Men vi tyckte inte riktigt att det uppfyllde våra önskemål och behov, berättar Annelie.
– Då besökte vi några branschkollegor i våra grannkommuner, för att se hur de arbetade och vilka system de använde. Det var då vi upptäckte Akribis system och såg vilken potential som fanns där för vår del.
Jobb kvar att göra
Drygt ett och ett halvt år har gått sedan systembytet och Sotenäsbostäder har redan kommit en lång väg. Idag kommer cirka 92% av fakturorna som EDI-fakturor och cirka 75% av alla fakturor hanteras helt automatiskt i bokföringen, från kontering till attest. Men Annelie ser att det finns massor av funktioner och möjligheter i Akribis system som företaget ännu inte drar nytta av.
– Inom området budget och rapporter har vi en hel del arbete kvar att göra. Men det kommer! Vi har landat riktigt bra i Akribis system och ser fram emot en fortsatt bra resa tillsammans.
– Jag uppskattar inte minst möjligheterna att kunna bygga mina egna rapporter, utan att behöva ta en massa konsulttimmar. Sen är det också en stor fördel att systemet är anpassat till fastighetsbranschen och de specifika behov vi har här, säger Annelie.
Fakta: Sotenäsbostäder är det kommunala bostadsföretaget i Sotenäs kommun på Västkusten, som sträcker sig från Bovallstrand i norr till Bohus-Malmön i söder. Här finns kända orter som Smögen och Kungshamn. Bolaget har 1 205 lägenheter.
