Genom att implementera en AI-assistent för dokumenttolkning har MaserFrakt kunnat automatisera hanteringen och arkiveringen av dagliga fraktsedlar som genereras efter en transport.
Detta minskar manuell administration, gör informationen direkt sökbar och effektiviserar det operativa arbetet.
Tillsammans med Zimply har en AI-assistent tagits fram som automatiserar tolkning och arkivering av fraktdokument. Assistenten bevakar nya fraktsedlar och extraherar sedan unika fraktsedelsnummer från varierande filformat och sorterar dem i ett strukturerat och sökbart arkiv.
Utmaning: Höga volymer och tidskrävande sökning
Med en volym på cirka 1 500 fraktsedlar per dag innebar hanteringen en betydande administrativ belastning. Tidigare process krävde manuell handpåläggning för att sortera dokument som inkom i olika format. Svårigheten att snabbt kunna söka fram och hitta specifika fraktsedlar skapade flaskhalsar vid interna kontroller eller kundfrågor, där kvaliteten på underlagen varierade kraftigt.
Lösning: En AI-assistent för intelligent dokumentarkivering
Zimplys AI-assistent har hjälpt MaserFrakt att automatisera hela flödet för fraktsedelshantering. AI-assistenten analyserar inkommande filer och identifierar det unika fraktsedelsnumret oavsett dokumentets format. Därefter döper assistenten om filen för att göra den sökbar och flyttar den till en logisk mappstruktur, vilket säkerställer att arkivet alltid är uppdaterat och korrekt.
Resultat: Sökbara dokument och frigjord tid
Implementationen av AI-assistenten sparar upp mot åtta timmar om dagen jämfört med om det hade gjorts manuellt. Det primära värdet sträcker sig dock bortom tidsbesparingar, lösningen har förvandlat en statisk äldre process som krävde mycket underhåll och var oflexibel till en modern AI-baserad lösning som effektiviserar arbetet och säkrar kvaliteten i leveransen.
“Samarbetet med Zimply har moderniserat hur vi hanterar vår fraktdokumentation, men också gett oss en inblick i vad AI faktiskt kan göra. AI-assistenten hanterar den stora dagliga volymen med precision, vilket frigör vårt team från repetitiva administrativa moment,” säger Stefan Andersson, IT chef på MaserFrakt.
“Hos MaserFrakt blir det tydligt vilken transformativ kraft AI-driven dokumenthantering kan ha. När 1 500 ostrukturerade dokument automatiskt tolkas och struktureras varje dag frigörs värdefull tid, samtidigt som ett tillförlitligt och lättillgängligt digitalt arkiv skapas som stärker både effektivitet och kvalitet i verksamheten.” säger Malin Blomberg, VD på Zimply.
