Att med hjälp av AI kunna minska socialtjänstens administrationstid på ett rättssäkert sätt.
Det är vad Kalmar kommun tillsammans med IMY (Integritetsskyddsmyndigheten) har arbetat med att undersöka, som nu resulterat i en väg framåt för Sveriges alla kommuner.
Arbetets har fokuserat på hur ny teknik kan bidra till att minska administrationstid och samtidigt säkerställa att det håller hög kvalitet och uppfyller alla krav på rättssäkerhet och integritet. Varje år genomför socialtjänsten flera tusen utredningar och en stor del av tiden läggs idag på dokumentation, vilket minskar tiden för det viktiga sociala arbetet.
– Vi behöver använda digitaliseringens möjligheter för att frigöra tid till det som skapar mest värde – mötet med barn, familjer och andra som behöver stöd. Samtidigt måste det ske på ett sätt som är tryggt och säkert, säger Mirelle Mård, utvecklingsstrateg på socialförvaltningen.
Flödet för AI-baserat transkriberingsverktyg analyserat
Projektet har genomförts med IMY:s innovationssandlåda för dataskydd, ett arbetssätt där myndigheten och en verksamhet tillsammans fördjupar sig i juridiskt komplexa frågor kring dataskydd. Steg för steg har hela flödet för det AI-baserade transkriberingsverktyget analyserat, allt från inspelning av samtal till transkribering, bearbetning och användning av texten.
– Vi har haft särskilt fokus på personuppgiftshantering för att verkligen säkerställa att vi kan använda AI-verktyget för känsliga uppgifter, säger Mirelle Mård.
Resultatet av arbetet är en vägledning som stödjer kommuner i hur dataskyddsförordningen ska tolkas och tillämpas i praktiken.
– Under arbetet med IMY har vi kunnat pröva oss fram, identifiera risker och hitta lösningar som fungerar i praktiken. Förhoppningen är att vägledningen ska bidra till lärande även för andra kommuner, säger Niklas Hörling, digitaliseringschef i Kalmar kommun.
Arbetet med transkriberingsverktyget är en del av Kalmar kommuns bredare omställning mot en mer kunskapsbaserad, tillgänglig och hållbar socialtjänst i linje med den nya socialtjänstlagen. Tekniken ska inte ersätta professionella bedömningar, utan fungera som ett stöd för att förbättra dokumentation, stärka rättssäkerheten och skapa bättre förutsättningar för uppföljning och utveckling.
Tester genomförda av Kalmar kommun
Flera tester har genomförts under fiktiva samtal baserade men verklighetsbaserade samtal inom området barn och familj som har de mest känsliga uppgifterna att hantera inom socialtjänsten.
– Efter att ha testat AI-verktyget i fiktiva samtal har jag blivit förvånad över hur väl den fungerar och kan anpassa det slutliga resultatet utifrån de arbetsmetoder och lagstiftning vi har att förhålla oss till. De sammanfattningar och journalanteckningar som vi får ut av verktyget blir välformulerade med relevant information från ett samtal och det kräver väldigt lite administrativt arbete, säger Markus Rydholm, socialsekreterare på Kalmar kommun.
– Med AI-verktyget kommer vi kunna effektivisera och minska den tid som vi idag lägger på att renskriva anteckningar efter samtal, säger Yvonne Jaf Andersson, socialsekreterare på Kalmar kommun.
Arbetet med att testa AI-baserade transkriberingsverktyg har idag enbart fokuserat på socialtjänstens arbete, men är något som kan skalas upp och involvera fler områden.
– Efter att vi tittat på frågan utifrån de juridiska aspekterna tillsammans med IMY kan vi se en klar framtid där AI-baserade verktyg används på bredare front inom kommunen. Det är något som många önskar få möjlighet till för att minska administrationstid och samtidigt behandla känsliga uppgifter, säger Niklas Hörling.
Rapporten publiceras på IMY:s hemsida, www.imy.se
