COVID-19-krisen har medfört oöverträffade socioekonomiska utmaningar över hela världen men den har också öppnat nya möjligheter att omforma befintliga affärsmodeller och organisationskulturer på ett positivt sätt.
Tre områden där HR kan dra nytta av teknik för att stärka organisationen
Det som är avgörande för att alla företag ska lyckas i en tid av nedstängning är elasticitet, smidighet och anpassningsbarhet som drivs av en arbetskraft som kan jobba var och när som helst. Företagens HR-avdelningar spelar en nyckelroll i detta nya normala.
Krisen har gjort traditionell planering för affärskontinuitet ineffektiv, vilket tvingat organisationer att implementera distansarbete på en tidigare otänkbar skala. Tekniker såsom molnet, Desktop-as-a-Service, virtuella arbetsytor, samarbetsverktyg, förstärkt och virtuell verklighet (AR / VR), IoT samt artificiell intelligens (AI) har gjort detta möjlig. Detta plötsliga paradigmskifte har dock visat på stora utmaningar inom vissa företag till följd av bristande teknikinfrastruktur och styrning för att skapa förtroende för detta nya sätt att arbeta. HR-chefer kan nyttja denna nya möjlighet till att bygga ett case för teknikinvesteringar och mer progressiva policyer för effektivt fjärr- eller flexibelt arbete som kan hjälpa organisationer att hålla verksamheten rullande oavsett scenario.
För att åstadkomma detta finns det tre områden som HR bör fokusera på:
HR Virtual Assistant
Anställda både förväntar och kräver HR-stöd 24/7 – speciellt under kristider då människor ofta har mängder av frågor relaterade till hälsa, lön, policy, processer och mycket annat. Att svara på varje fråga individuellt är varken effektivt eller hållbart. Lösningen på problemet är att använda AI-baserade lättanvända och flerspråkiga virtuella assistenter. Det är chat-bottar som kan svara i realtid och som kan hänvisa vidare till den information den anställda behöver.
Virtuella assistenter förlitar sig huvudsakligen på AI-tekniken Natural Language Processing (NLP) för att förstå det mänskliga språket. Genom att lägga till tal-till-text kan dina anställda prata med de virtuella assistenterna och få svar på sina frågor.
För att den virtuella assistenten ska bli effektiv är det viktigt att den kontinuerligt utvecklas, fortsätter att lära sig och hålls uppdaterad av HR- och teknikavdelningar i samförstånd.
Remote Talent Acquisition
Reserestriktioner, social distansering och kontraktsförpliktelser tvingar HR att tänka om och omarbeta sin rekryteringsprocess genom att anta just-in-time och crowdsourcing-strategier. Teknik som drivs av AI och molnet gör det möjligt för HR att helt digitalisera rekryteringsprocessen. Genom att nyttja AI-teknik vid rekrytering kan HR minska kostnaden genom att snabba upp processen utan att ge avkall på kvalitet eller kandidatpassning.
Med ett brett utbud av tillgänglig digital teknik kan HR göra rekryteringen effektiv från sina egna hem. HR bör också fokusera på att rekrytera självgående individer och chefer som inte behöver för mycket vägledning. Exempel på tekniker som hjälper till med detta är AI-baserad utvärdering av CV, rangordning av kandidater, rekryteringsbots för att förhandsgranska och schemalägga intervjuer, videobaserade intervjuer, användningen av ansikts- och känsloigenkänningsmjukvara för att utvärdera personlighetsdrag (passion, integritet, självförtroende) och algoritmer som förutsäger hur väl kandidaten kommer att passa i rollen/teamet.
Det är dock viktigt att notera att AI, speciellt Deep Learning, bara är så bra som den data den tränas med. Det finns risker som HR måste känna till, som exempelvis algoritmisk partiskhet. Amazon tvingades skrota AI-baserade rekrytering då systemet visade sig vara negativt för kvinnliga kandidater eftersom systemet hade tränats på tidigare data med färre kvinnor bland både kandidater och anställningar. AI-baserad utvärdering av CV kan definitivt utvärdera ett CV för att hitta rätt kandidat men kan ofta missa de som inte passar in på den begränsade beskrivning den arbetar efter.
AI- och molnbaserad teknik gör det möjligt för HR att helt digitalisera rekryteringar och påskynda anställningsprocessen utan att ge avkall på kvalitet.
Virtuell on- och offboarding
HR måste öka sitt understöd och hjälpa företag att onboarda de nyanställda på innovativa sätt. Med rätt verktyg och teknik kan HR ge nyanställda en smidig upplevelse, även om det inte finns några fysiska kontor och arbetskamrater som välkomnar dem personligen.
Digitala välkomstpaket, korta videor för att introducera företaget, eLearning-kurser, virtuella mötesrum, realtidskommunikation med chatt eller snabbmeddelanden kan göra onboarding till en smidig och engagerande upplevelse. Vidare kan digitala och kollaborativa arbetsytor förändra hur medarbetare arbetar och möts, samtidigt som den fysiska platsen blir irrelevant.
HR bör definitivt använda den här typen av teknik men med en mänsklig touch – speciellt under de första veckorna så att nyanställda kan acklimatisera sig på sin nya arbetsplats.
Även här kan virtuella assistenter fylla en roll för att hjälpa nyanställda genom att besvara frågor, visa var relevant information finns och guida dem genom saker de behöver göra, som till exempel hur man tidrapporterar.
Med rätt verktyg och teknik kan HR ge en smidig onboarding-upplevelse för nyanställda, även om det inte finns några fysiska kontor eller kollegor som välkomnar dem personligen. De kan också stärka verksamheten med smidighet med förmågan att skala sina anställda när verksamheten växer eller krymper.
HR banar väg med smidighet
Framtiden har alltid handlat om flexibla arbetsmetoder och smidiga arbetsstyrkor. Men COVID-19 har plötsligt gjort distansarbete till högsta prioritet för företag, med liten eller ingen tid för förberedelser. Som ett resultat bör HR inte se det nya virtuella scenariot som en tillfällig strategi. Istället är det en möjlighet att utvecklas och skala snabbare – med rätt kombination av teknik, processer och planering – för att göra rekrytering, on- och offboarding av anställda till den nya normen för en mer smidig (och digitaliserad) affärsmodell.
