Möten blir bättre med teknik

Många stora möten och konferenser skulle kunna bli mycket bättre för besökarna genom att använda teknik på ett smartare sätt.

De senaste åren har det blivit allt vanligare att konferensarrangörer använder en mobilapp för att ge viktig information till deltagarna. Det kan till exempel handla om en deltagarlista, programmet för mötet, och kanske finns det även möjlighet att anmäla sig till seminarier. Men detta är bara första steget mot att mobila tjänster blir mötets mest centrala del, och tekniken för detta finns redan idag.

Vi har själva använt mobil teknik på flera events för att se vad som fungerar i praktiken. Det här är vad vi lärt oss:

  1. Tekniken underlättar möten mellan människor. Ett av de viktigaste syftena med många konferenser är att skapa möten och samtal mellan deltagarna. När det handlar om stora möten underlättar det därför att kunna se i appen vilka som checkat in på mötet. Med hjälp av positioneringssystem som kan se i appen var alla befinner sig. Resultatet är att det blir fler möjligheter att mötas.
  2. Fler kan hitta det de behöver på mötet. Var ligger det där seminarierummet? Var finns det ett ledigt rum för ett spontant möte? Det behöver gå snabbt och enkelt att hitta rätt i lokaler som man inte känner till, och lösningen är en karta med platser många behöver hitta och där det syns var du själv befinner dig. Rörelsedetektorer kan känna av vilka mötesrum som är lediga och vilka som är upptagna, och det kan gå att boka rummen via appen.
  3. Alla uppskattar när det administrativa blir enkelt för deltagarna. Incheckningen på mötet kan vara automatisk, all information lättillgänglig i mobilen, anmälan till seminarier och möten sköts med ett par enkla klick i appen. Det här gör att både arrangörerna och deltagarna slipper tidsödande administration.
  4. Deltagarna ställer högre och sedan ännu högre krav på mobilitet. Det moderna mötet uppmuntrar till kommunikation, till exempel med video, och en arrangör vill ofta att det som händer på mötet sprids i sociala medier. Det här förutsätter väl utvecklade mobila lösningar och en rejäl bandbredd för wifi.
  5. Nya möjligheter att analysera mötets dynamik. Med positioneringssystem kan en exempelvis en eventarrangör följa hur människor rör sig, vilka applikationer de använder och vilka seminarier som är populära. Detta kan sedan analyseras för att ge information om hur deltagarnas preferenser och hur framtida möten kan bli bättre. Kanske ska den information som efterfrågades mest också visas först för deltagarna? Ska ett populärt seminarium upprepas nästa gång? Blev det stressigt eller köer vid något tillfälle? När och var behöver nätverket högre kapacitet?

Förutom de här råden vill jag även påminna om säkerheten. Sannolikt behöver inte alla på ett möte ha tillgång till all information, och det finns risker med att låta vem som helst koppla upp sig med sin egen laptop eller mobil på ett nätverk. En lösning är att ge vissa tillgång till mer än andra, för att minska riskerna.

Framför allt handlar väl fungerande mobila tjänster om att skapa bättre möten. Det handlar inte bara om nytta, utan är också ett sätt att öka trivseln. Till exempel genom att pusha ut erbjudanden från caféet och att hjälpa till med att hitta den gamla kollegan som ska till samma möte. Många mobila tjänster kommer snart kännas självklara för att ett möte ska bli lyckat.

Richard Schumacher, Sverigechef på Aruba, ett Hewlett Packard Enterprise företag