Den strukturella ineffektiviteten i byggbranschen har länge varit uppe för diskussion.
Och i takt med att även den här branschen blir allt mer digital ställs nya krav på att strukturera och få ordning på processerna.
Det gamla sättet att jobba på innebär splittrad informationshantering och slöseri av den kompetens som finns i dina byggprojekt. Men nu är det dags att börja jobba mer effektivt.
Effektivisera samarbetet för att undvika mardrömmen
Hos varje projektchef finns det en ständigt närvarande mardröm: att hela projektet fullständigt ska haverera. Att driva ett större projekt där budget överskrids, eller entreprenörerna drar sig ur, riskerar nämligen att äta upp lönsamheten för hela organisationen, även om andra projekt varit lyckade. Och en av de viktigaste faktorerna för att undvika detta scenario är en effektiv projektstyrning.
För att uppnå ett effektivt samarbete i byggprojekt krävs struktur och möjligheten för de olika disciplinerna att kommunicera med varandra. Du bör ha möjlighet att hantera olika nyckelprocesser, som ÄTA och fråga/svar. Då är det även viktigt att fånga upp arbetet och se till att alla dialoger loggas för eventuell kontroll och bevisföring.
Ta ägarskap över informationen
Ett vanligt exempel på bristande ansvarsfördelning är hur informationsutbyte sker i projekten. De flesta arbetar idag i något digitalt verktyg där filer samlas. Till exempel kanske en arkitekt laddar upp en ritning, och en projektledare laddar ner ritningen för att kunna utföra vissa ändringar. Under arbetet med ändringen skickar de i sin tur ritningen till en entreprenör som behöver den i sin del av projektet. Helt plötsligt har vi tre olika filer som sprids i projektet. Vem ska säkerställa att alla har den senaste, uppdaterade versionen?
Att alla inte har rätt information är en utmaning som kan få oanade konsekvenser för såväl lönsamhet som hela projektets framgång. Att få till ett lyckat projekt kräver ordning och reda – att veta vilka handlingar som gäller och vem som är ansvarig för vad. Du ska alltid kunna gå tillbaka och se vilka ändringar som skett och säkerställa att projektets alla discipliner arbetar med aktuell dokumentation.
Kort och gott handlar det om att äga och kontrollera informationen om vad som är överenskommet. Att till exempel låta ÄTA dokumenteras via telefonsamtal, post it-lappar och filer som ligger lokalt på en dator kan resultera i stora, dolda kostnader. Något som du enkelt kan undvika när allt som rör projektet finns systematiserat, loggat, stämplat och dokumenterat på samma ställe. När du inte blundar för dessa dolda kostnader kan enkla arbetssätt spara stora pengar i projektets slutfas.
Samarbeta på det nya sättet
Något annat som hör det gamla sättet till, är att det traditionellt ofta funnits en avgränsning mellan olika discipliner i byggprojekt – inte minst den mellan beställare och entreprenörer. Det har till exempel inneburit att man låter entreprenörer endast få tillgång till det som är absolut nödvändigt för deras del av projektet. Och kommunikationen mellan parterna har ofta varit bristfällig.
Vi tror på att arbeta på ett sätt som främjar samarbete och samverkan, och att använda den kraft och kompetens som finns hos projektets entreprenörer. Ju mer du involverar de olika parterna (på ett kontrollerat sätt), desto fler fördelar får du i form av bra insikter och återkoppling som kan bidra till både effektivare och lönsammare projekt. Och vad är egentligen meningen med att lägga pengar på dyra leverantörer om viktig kompetens ändå inte tas tillvara?
För att få till en bra projektstyrning och ett effektivt samarbete krävs att du kan bjuda in alla discipliner på ett strukturerat sätt. Visst stämmer det att alla inte behöver veta allt och att det ibland behövs interna diskussionstavlor och skydd av känsliga kalkyler. Men för att skapa samverkan på riktigt krävs att alla kan få en överblick, se helheten och arbeta med de handlingar som är aktuella just nu.
Undvik slaskhinken med dokument
Om du vill få till effektivare byggprojekt är det viktigt att sätta bra processer från början. Tydliggör för alla discipliner vilka system ni ska jobba i, hur saker ska godkännas och vilka stöddokument ni ska använda er av. Utifrån era behov och önskade arbetssätt behöver ni sedan ett verktyg som underlättar både samarbete och struktur. Många löser denna utmaning genom att göra så gott man kan med de system man råkar känna till eller har att tillgå. Andra påbörjar den långa och mödosamma processen med att bygga något eget, vilket brukar medföra stora kostnader.
Idag har många digitaliserat sina pärmar och flyttat alla handlingar och dokument till molnet. Men om handlingar inte uppdateras automatiskt under arbetets gång är det svårt att effektivisera projekt. Och om behörigheten varierar kraftigt blir det en utmaning att strukturera upp en tydlig ansvarsfördelning. Jobbar man inte aktualiserat i systemet blir den digitala pärmen bara som en slaskhink där alla slänger sina dokument. Det kan leda till att saker faller mellan stolarna och ökar risken för att viktig information bara finns på en post it-lapp eller i någons dator.
Det är verktyget som ska stödja era valda arbetssätt, inte tvärtom.
Det finns inte längre några ursäkter
I samband med pandemin fick digitaliseringen en enorm skjuts och alla byggprojekt drivs nu digitalt i någon mån. Men nu är det dags att bli digitala på riktigt genom att samla allt på ett och samma ställe och få en version av sanningen – spårbart och loggat.
Det finns inte längre några ursäkter för att jobba på det gamla sättet, där man inte vågar ta ett helhetsgrepp kring informationshanteringen, strukturera upp effektiva samarbeten och få spårbarheten på plats. Det nya sättet att arbeta används redan i många stora projekt och kommer att vara ett framtida krav i viktiga byggprojekt.
Om du behöver hjälp med att skapa långsiktig struktur och samverkan i dina byggprojekt finns det en utmärkt lösning för detta i Webforum. Vår lösning är byggd för att jobba uppdaterat, gemensamt, spårbart och effektivt. Läs gärna mer om våra produkter – och skulle det dyka upp några frågor är du varmt välkommen att kontakta oss.
