Inför ny lag om e-faktura: stor osäkerhet bland företagare

Den 1 april i år blir det lag på att fakturera offentliga verksamheter elektroniskt.

Anna Elverheim nytillträdd styrelseordförande i nätverket för elektroniska affärer (NEA) och Hogias e-fakturaexpert

Nu krävs det en ökad medvetenhet bland Sveriges företagare för att inte riskera att gå miste om affärer. Pappersfakturor, inskannade fakturor och PDF-filer kommer inte längre att vara tillåtna.

–  I Sverige genomför ungefär 200 000 privata företag och organisationer offentliga affärer och med bara några dagar kvar till att lagen träder i kraft ser vi att det finns ett stort behov av information och en ökad medvetenhet bland företag. Många vet inte vad förändringen innebär och vad som krävs för att leva upp till gällande lagkrav, berättar Anna Elverheim som är nytillträdd styrelseordförande i nätverket för elektroniska affärer (NEA) och tillika Hogias e-fakturaexpert.

Anna har via NEA varit drivande i att få fram den lagstiftning om obligatorisk e-faktura som nu träder i kraft. Lagen gäller alla inköp till följd av offentlig upphandling. Små belopp och direktupphandling undantas inte. NEA:s arbete har bland annat varit att synliggöra och undanröja hinder för att förenkla företags möjligheter att införa e-fakturering.

–  Det finns idag inga tekniska hinder för företag att börja fakturera elektroniskt, berättar Anna. Men det finns en tröskel bland framförallt små och medelstora företag i att ta klivet över till e-faktura när man endast hanterar ett fåtal fakturor per år, berättar Anna.

– När arbetet väl är gjort upplever företag oavsett storlek stora fördelar med att arbeta digitalt. Främst innebär det ett säkrare och effektivare sätt att hantera fakturor, men en e-faktura betyder också kortare betaltider och lägre administrativa kostnader, vilket är positivt för företagens likviditet.

 1,4 miljarder fakturor hanteras årligen i Sverige

– I Sverige skickas uppskattningsvis närmare en miljard fakturor fortfarande i pappersformat. Om vi istället skickar fakturorna elektroniskt skulle vi slippa ett utsläpp av 37 000 ton koldioxid per år från distribution av alla dessa brev och ytterligare koldioxidutsläpp från pappersproduktionen, berättar Anna.

De nordiska länderna Norge, Danmark och Finland ligger långt före Sverige i utvecklingen där siffrorna pekar på över 70 procent e-fakturor. Genom lagstiftning inom hela eller delar av offentlig sektor, och bra infrastruktur för att skicka och ta emot elektroniska fakturor har de drivit fram utvecklingen av e-faktura inom såväl den offentliga sektorn, som i det privata näringslivet.

– Våra grannländer har lyckats väl och nu är det dags för svenska företag att bli mer digitala. Att börja e-fakturera är enkelt och miljövinningen är stor. Börja med att ringa leverantören av ekonomi- eller faktureringssystem för att höra vad de rekommenderar för lösning, avslutar Anna.