Så slipper hela företaget onödig kvittohantering
Fler än var tredje anställd gör privatutlägg på jobbet och ekonomiansvariga spenderar upp till tre dagar i månaden på utläggshantering, enligt en undersökning av fintech-bolaget Pleo.
Hälften av de tillfrågade rapporterar att mindre än var fjärde anställd har tillgång till ett eget företagskort, övriga lånar någon annans vilket skapar såväl risker men också mer omständlig administrering.
Att låna chefens eller någon annans betalkort kan verka enkelt till en början men betyder dels att företaget tappar kontrollen över vem som faktiskt gör inköpet och det blir genast mer tidskrävande då fler ska involveras. I en undersökning framtagen av Pleo, där totalt 300 beslutsfattare på svenska företag som inte använder Pleos betalkortslösning deltagit, rapporterar hälften att mindre än var fjärde anställd har tillgång till ett företagskort.
– Närmare 40 procent betalar då och då ur egen ficka för arbetsrelaterade inköp. Det är varken schysst mot de anställda eller säkert för företaget. Dessutom involverar det fler steg och personer. Skaffa en möjlighet att lita på medarbetarna och lägg onödig byråkrati på hyllan, säger Olov Eriksson, Chief Product Officer på Pleo.
Enligt undersökningen anser många att administrationen av utlägg är ineffektiv, irriterande och tidsödslande. Nästan 30 procent (29 %) av de anställda spenderar nämligen 30–60 minuter på utläggshantering varje månad. Dessutom spenderar en fjärdedel (24 %) av företagets ekonomiansvariga så mycket som två till tre dagar i månaden för utläggshantering och redovisning varje månad. Det vill Pleo eliminera.
– Slipp den jobbiga processen som ofta förknippas med utgiftshantering som egna utlägg, delade kort och den eviga jakten på kvitton. Mindre manuell hantering innebär färre fel. Att hantera sina utlägg, lämna över till chefen eller ekonomiavdelningen som i sin tur ska redovisa manuellt är enormt tidskrävande. Bara att tänka på det gör en svettig, fortsätter Olov Eriksson.
138 timmar per år sparar administratörer i snitt varje år på de 17 000 företag som börjat använda Pleos verktyg, vilket består av ett smart betalkort och en app. Pleo i korthet:
-Minskar manuella processer (och risken för fel)
-Eliminerar utgiftsrapportering och automatiserar kvittohantering
-Förenklar bokföring och integreras sömlöst med bokföringsprogram
-Centraliserar och ger större insyn i företagets utgifter (inklusive milersättning)
-Skapar en känsla av förtroende bland medarbetarna
-Möjlighet att se alla köp i realtid samt frysa kort
-Kategoriserar köp direkt, kvitto matchas med rätt utgift
-Alla kort kan ha individuella köpgränser
