Avtalshantering – ett steg in i digitaliseringen för många

Att digitaliserasitt företag är en resa i flera steg, och det kan vara svårt att veta var man ska börja.

Ett första steg som många företag och myndigheter ofta väljer är att digitalisera företagets generella dokumenthantering genom att börja arbeta med och lagra dokumenten elektroniskt. Ett nästa steg, där det finns både tid och kontroll att vinna, är att digitalisera hanteringen av företagets avtal.

– Vi ser just nu en snabbt växande efterfrågan på lösningar för digital avtalshantering från både företag och myndigheter. Det är ett enkelt och konkret sätt att börja införa digitala processer i verksamheten. Det senaste exemplet är rekryteringsföretaget Novare som nyligen valde Vismas Sharepoint-baserade lösning som ett steg mot en mer digital verksamhet, säger Mathias Belevid på Visma Consulting.

Novare hade tidigare skött sina avtal manuellt men ville automatisera hela flödet för att få kontroll, överblick och möjlighet till återsökning. Eftersom de redan hade Sharepoint Online inom företaget, var det enkelt att införa Vismas avtalshanteringssystem som en del i det system de redan var vana vid.

En digitaliserad avtalshantering hanterar all information om olika typer av avtal. Avtalsdokumenten lagras digitalt och systemet håller automatiskt koll på avtalens förnyelse- och utgångsdatum. Vismas avtalsmodul finns som Cloud-lösning eller kan installeras i en befintlig Sharepoint-installation. Plattformen stödjer full mobilitet för åtkomst och arbete utanför kontoret och från mobila enheter med bibehållen säkerhet.

Tre enkla första steg på resan mot en mer digitaliserad verksamhet:

1. Börja med att fundera över vilka områden inom organisationen som lämpar sig att digitalisera. Välj en teknisk plattform som fungerar att växa i, genom att lägga till funktioner allt eftersom.

2. Att digitalt hantera och lagra sina dokument är det vanligaste första digitala steget för många företag och myndigheter. Övergången ger ökad effektivitet och gör det enklare att nå dokument oavsett om man är på kontoret eller arbetar på annat håll.

3. Hanterar organisationen många avtal så är digitaliseringen av avtalshanteringen ett enkelt nästa steg som snabbt ger resultat