Shared Services: Vad innebär det egentligen?

Det talas mycket om Shared Services Center, men vad är det egentligen och vad används det till?

Kortfattat kan man säga att ett Shared Services Center (SSC) är en affärsmodell/ett organisastionssätt där företag centraliserar sina administrativa funktioner. Ett center etableras ofta när flera affärsenheter kan använda en gemensam tjänst, som till exempel tjänster inom områden som HR, personaladministration, ekonomi, lön, juridik, IT samt bokföring.

Varför Shared Services?

Syftet med att etablera ett Shared Services center kan t.ex. vara att återfå kontrollen över kostnads – och kvalitetsutvecklingen i verksamheten. Det kan även vara ett alternativ till outsourcing, lean, nyutveckling eller andra organisatoriska förändringar som högsta ledningen intiterar. I och med att man centraliserar sina administrativa funktioner kan man effektiivisera sina affärsprocesser och systemstöd (t.ex. sitt affärssystem) och på så sätt få en högre servicekvalitet på sina tjänster, dessutom till lägsta möjliga kostnad inom organisationen.

Vad kännetecknar ett Shared Services Center?

Många gånger etableras ett center för de organisatoriska enheter som opererar med fullt ansvar för vinst och förlust samt för avdelningar och enheter som utför uppgifter som vanligtvis är standardiserade, t.ex. som lön och utbildning. Det kan tyckas att införandet av Shared Services liknar en centralisering av tjänster, men begreppen skiljer sig åt på några viktiga områden:

Shared Serivces CenterCentalisering

Fokus på affärsbehov för interna kunder som divisioner eller avdelningar Huvudkontoret dominerar vilka krav som ställs
Tjänstefokus bestäms efter förhandlingar utifrån kundernas behov Tjänsterna standardiseras oberoende av lokala affärsbehov
Lokalisering bestäms av vad som bäst tjänar kundens behov Tjänsterna förläggs oftast till huvudkontoret
Centret har ansvaret för både kostnader och kvalitet när det gäller tjänster som tillhandahålls Tjänsteleverantörer är inte
ansvariga för kostnader och kvalitet
Avtal om servicenivå (SLA) används för att mäta prestanda när det gäller tjänsten Kan jämföras med samlokalisering