Molnet är nyckeln till att lyckas med GDPR

Den nya dataskyddsförordningen GDPR finns på mångas agenda nu under hösten. Den 25 maj 2018 träder den i kraft och för företag som inte följer den nya förordningen, som i Sverige ersätter PUL, väntar dryga böter.

Trots detta visar en undersökning från IDG dystra siffror kring implementeringen. Bara hälften av de tillfrågade företagen har påbörjat arbetet med att följa den nya förordningen. En tredjedel planerar att börja nu under hösten och en femtedel har inte ens börjat.

Samtidigt är det inte något som går att komma undan för de företag som hanterar personuppgifter. Att outsourca ansvaret eller lagra användardata utanför EU duger inte, utan det måste finnas rutiner och ansvariga personer på plats inom mindre än ett år.

Utmaningarna som nämns i undersökningen pekar främst på tre punkter:

  • Det är svårt att hinna till utsatt deadline.
  • Utmaningar i det dagliga arbetet för att följa direktivet.
  • Komplicerat att kombinera befintliga rutiner med GDPR.

Samtidigt finns det ingen färdig och komplett lösning att köpa in för att lösa problemet, utan allt måste skräddarsys för det aktuella företaget.

Intelligent molnlösning hjälper

Även om det inte finns färdiga paketlösningar finns det verktyg som både underlättar implementeringen av GDPR och förenklar företagets datahantering överlag. Att lagra företagsdata i en säker molnlösning är ett bra första steg. Men i många fall är det svårt att få överblick över var i världen dina data finns och med stora mängder information blir det snabbt ohanterbart att bara slänga upp allt på en ”dum hårddisk” i molnet. I vissa fall behöver lagringen ske inom ett visst land eller region av lag- eller regeltekniska skäl, något en modern molnleverantör bör kunna hjälpa ditt företag med.

När det gäller hantering av data är det viktigt att ha ett bra Cloud Content Management-system, CCM. Det är vad som skiljer den traditionella ”dumma hårddisken” mot modern molnlagring. Det krävs ett välutvecklat verktyg för att tillgängliggöra rätt data för rätt personer inom företaget. Det gör även att alla filer, eller information i filer, är sökbara och automatiskt kategoriserat för att vara snabbt tillgängliga på alla enheter och på alla platser. Samma verktyg bör även kunna hantera arkiveringsrutiner och vad som ska hända med arkiverade filer efter utsatt arkiveringstid. På samma sätt bör verktyget även kunna hantera hur raderade filer hanteras och hur sådana eventuellt kan återställas vid behov.

Tillsammans med ett brett stöd för olika filtyper och automatiserade processer med hjälp av artificiell intelligens blir allt sökbart, analyserat och tillgängligt för alla berörda parter.

Med en smart molnlösning och ett välutvecklat CCM-system får ditt företag ett ovärderligt verktyg för att verkligen kunna ro GDPR i hamn i rätt tid.