Modernisering av finansfunktioner: Vad detta innebär och hur man kommer igång

[FINANSPARTNER] Titta i vilken finansrelaterad tidskrift alternativt nyhetssajt idag och du kommer att hitta minst en artikel om modernisering, omvandling eller utveckling av finansfunktioner.

En sak är säker. Den moderniseringsprocess som nu sveper in över sektorn kommer i slutändan att beröra  varje finansorganisation och finansavdelning. Därför tycker jag att det är dags att ägna en artikel åt denna modernisering för att närmare beskriva vad det innebär och ge svar på några viktiga frågor.

Varför behövs modernisering av finansfunktioner?
Det finns tre huvudsakliga anledningar till varför denna modernisering bör ske:
1. Finansfunktionen utgör nu organisationens epicentrum. Förr brukade ekonomiavdelningar bara hantera ekonomiska uppgifter men till följd av växande krav på analys, strategiska insikter och integrerad rapportering från hela organisationen har de nu kommit att ansvara för all viktig företagsstatistik.
2. Det finns ett växande behov av smidighet, flexibilitet och samarbete med andra avdelningar, vilket intensifierar kraven på modernisering.
3. Nya IFRS-standarder såsom IFRS 9, 15, 16 och 17 kräver alltmer detaljerade beräkningar och rapporter vilket medför ett behov av förstärkt datahantering.
Moderna finansdirektörer, CFO:er, måste se till att uppgifterna alltid är konsekventa, korrekta, tillförlitliga, aktuella och tillgängliga – oavsett källa – för att man ska kunna förse alla intressenter med tillförlitlig (finansiell) information när så behövs och på ett tids- och kostnadseffektivt sätt.

Vilka är fördelarna med modernisering?

Resultaten av modernisering är tydliga. Ditt företag kommer att bli smidigare och du får ett mer produktivt och delaktigt arbetsteam. Du kommer också att bidra till finansfunktionens omvandling: från att utföra vardagliga beräkningar till att fokusera på strategiskt ledarskap och givande samarbeten som direkt bidrar till operativa resultat. Detta medför att finansdirektören omvandlas till en affärspartner som leder organisationen genom utmaningar och identifierar tillväxtmöjligheter.

Vilka är stegen på väg mot modernisering?
Generellt sett gäller följande steg vid omvandling till en modern finansorganisation:
1. Nollmätning. Vilken är din verksamhetsmognad avseende data, processer, människor och strategier? Fundera över hur du sammanställer data, kvaliteten på dina datauppgifter, vilka arbetsuppgifter eller processer som är (eller kan bli) automatiserade samt om du har en talangstrategi eller en detaljerad vision för modernisering.
2. Identifiera de områden som behöver förbättras eller förändras.
3. Prioritera aktiviteter. Vad är nödvändigt just nu? Finns det någon lågt hängande frukt att plocka?
4. Skapa en färdplan för hur du ska förverkliga din vision och dokumentera stegen som tar dig från där du är i dag till ditt eftersträvade mål.
5. Gör en tidslinje och identifiera vad du behöver för att uppnå dina mål.
6. Sätt igång!

Hur kan tekniken stödja moderniseringen?

För att bli en värdefull affärspartner och för att kunna möta nya förväntningar måste moderna ekonomer ha rätt kompetens och en teknik som stödjer detta. De flesta
finansorganisationer utför för närvarande hela sin planerings- och kontrollcykel med flera separata applikationer, var och en med sin egen datalagring och sina egna definitioner. Men denna typ av tillvägagångssätt är problematisk av flera olika anledningar: datakonsistens kan inte garanteras, datakällor och ändringar kan inte spåras och pågående processer kan inte hanteras eller spåras. Dessutom finns det en stor risk för mänskliga fel.

Detta kan lösas med en helhetslösning som gör det möjligt för ekonomipersonalen att tillhandahålla analys och insikter för alla delar av planerings- och kontrollcykeln. Till exempel kan en centraliserad FTP-plattform (Finance Transformation Platform) för EPM (Enterprise Performance Management) kombinera djupgående domänexpertis, en förståelse för arbetsflöden och intelligent teknik. Med en plattform som denna där ekonomipersonalen kan göra nästan allting själva blir det också lättare att överbrygga klyftan mellan ekonomi och IT. Så småningom kan avslutsprocessen förkortas med dagar eller till och med veckor och kostnaderna för IT-infrastruktur och underhåll kommer då att minska avsevärt.

Och vilken roll spelar datahanteringen?

Gary Simon, EPM-expert och grundare av Modern Finance Forum (FSN), tror att datahantering kommer att bli den viktigaste funktionen på en finansavdelning. PÅ CCH Tagetik håller vi fullständigt med. En datahubb hjälper finansavdelningen att utföra denna viktiga uppgift på ett effektivt och ändamålsenligt sätt och erbjuder centraliserad lagring av all den information som behövs för planerings- och kontrollcykeln. Detta medför i sin tur att du snabbt kan besvara frågor från intressenter. Finansiella och operativa data kan insamlas på granulär nivå i en datahubb vilket gör att du kan betjäna andra avdelningar. Förutom lagring tillför en datahubb också andra fördelar avseende dina datauppgifter såsom validering och säkerhet samtidigt som den förser dig med en enda sanningspunkt. Med andra ord medför en centraliserad datahubb att din avdelning får fullständig kontroll. Den gör att du kan agera som affärspartner och ge ett verkligt stöd till andra avdelningar.

Slutsats

Modern teknik gör det möjligt för finansfunktionen att sammanställa, behandla och utbyta uppgifter i det växande databerget. Men detta kräver att vi förnyar våra sätt att tänka och arbeta.
Företag som proaktivt och holistiskt närmar sig detta kulturskifte kommer att dra störst fördel av denna utveckling. Detta är något jag har sett flera exempel på. Nu är det dags att planera ditt företags väg mot modernisering. Tänk utöver de grundläggande kraven för regelefterlevnad. Sätt upp långsiktiga mål och sätt igång!